Segregação de funções em unidades pequenas
Franklin Brasil
Desta forma, é recomendável que, sempre que a estrutura organizacional e funcional dos órgãos/entidades da Administração Pública possibilitar, haja a segregação das tarefas de gestão e de fiscalização de contratos administrativos, evitando que essas atividades sejam realizadas por um mesmo responsável.Todavia, é inafastável a constatação de que a Administração Pública – mormente aquela representada por pequenas unidades administrativas, a exemplo de Câmaras de Vereadores de pequenos municípios, diminutos Regimes Próprios de Previdência e Consórcios Públicos – apresenta uma profunda carência de pessoal necessário a uma eficaz fiscalização e gestão contratual....Por isso, em pequenas unidades administrativas, onde se apresentar carência de pessoal para a segregação das funções de fiscalização e da gestão de contratos administrativos, é plausível e razoável se permitir que essas atividades sejam exercidas por um mesmo servidor responsável, sendo designado um fiscal de contrato que também execute as tarefas de gestão inerentes ao ajuste. Aliás, essa possibilidade, apesar de não dever ser entendida como uma regra geral, não é vedada pela Lei nº 8.666/93.
1) Elaborador de termos de referência, projetos básicos ou editais.
2) Membro da CPL ou Pregoeiro e equipe de apoio
3) Parecerista jurídico no certame licitatório motivador do contrato.
4) Responsável pela contabilização das despesas decorrentes do contrato.
Esse entendimento do Tribunal é compatível com o art. 14 do Decreto-Lei n. 200/67: “o trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de controles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco”.
No livro "COMO GERENCIAR RISCOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: Estudo prático em Licitações", de autoria de Kleberson Souza e Franklin Brasil, entre muitos assuntos, tratamos da segregação de funções e elaboramos um quadro compilando os principais entendimentos sobre o assunto na área de licitações:
FUNÇÕES EXERCIDAS | SITUAÇÃO | FUNDAMENTO |
Quem faz a solicitação, elabora o Projeto ou TR | Não julga a licitação | Ac TCU 686/2011–P; 693/2015-1ª Câmara; 747/2013-P. |
Quem pesquisa preços | Não julga a licitação | Ac TCU 686/2011 – P |
Quem elabora o edital | Não julga a licitação | Ac TCU 686/2011 – P; 2829/2015–P; 3381/2013–P. |
Quem emite parecer técnico ou jurídico | a) Não julga a licitação b) Não atua em Unidade de Controle Interno. | a) Ac TCU nº 686/2011 – P; b) Ac TCU nº 2.339/2016-P. |
Membro da CPL, Pregoeiro ou equipe de apoio (Quem julga a licitação) | a) Não atua na fase interna (projeto, preço, edital) b) Não fiscaliza contrato decorrente da licitação em que atuou c) Não homologa o certame | a) Ac TCU nº 686/2011 – P; 1094/2013-P; 1375/2015–P; b) Ac TCE/MT 179/2015-PC; Ac TCU 1.404/2011-1ªC; c) Ac TCU 3.366/2013-P; 1.647/2010-P. |
Quem homologa o certame | Não julga a licitação | Ac TCU 3.366/2013-P; 1.647/2010-P. |
Quem supervisiona (gerencia) o contrato | Não fiscaliza o contrato | Ac TCU nº 2296/2014 – P; 1.094/2013 – P. |
Quem fiscaliza o contrato | a) Não supervisiona b) Não pode ser Secretário Municipal | a) Ac TCU nº 2296/2014 – P; Ac TCE/MT nº 76/2014; Ac TCU nº 1.094/2013 – P; b) Ac TCE/MT nº 1289/2014 e 3.043/2015–TP. |
Quem ordena o pagamento | a) Não fiscaliza b) Não liquida a despesa | a) Ac TCU nº 185/2012 – P; b) Ac TCE/MT 169/2014–SC |
Essas são diretrizes. Não se aplicam a todo caso, sobretudo em organizações com reduzida estrutura de pessoal. O relevante é identificar funções incompatíveis e separar, tanto quanto viável, seus responsáveis. Uma boa ferramenta para visualizar papéis e segregar funções num processo é a Matriz RACI, também conhecida como Matriz de Responsabilidades.
Essa matriz descreve quem faz o que dentro de um processo de trabalho, a exemplo de contratações públicas. Serve para deixar claro os papéis desempenhados e as atividades ou artefatos a serem entregues por cada um. O acrônimo “RACI” descreve (em inglês) os papéis:
a) Responsável pela execução (Responsible): é efetivamente quem executa a atividade.
b) Autoridade aprovadora (Accountable): é o papel do responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.
c) Precisa ser consultado (Consulted): pessoa detentora de informação ou conhecimento capaz de agregar valor ou é essencial para a implementação.
d) Precisa ser informado (Informed): a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão.
O preenchimento da Matriz RACI deverá ser realizado de acordo com a estrutura organizacional da entidade que executa o processo de trabalho, indicando, preferencialmente, o nome dos envolvidos, de maneira a atribuir claramente as funções de cada um no processo.
Tereza Gamba
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Ianna Gabriella da Anunciação Silveira
Crislayne Maria Lima Amaral Nogueira Cavalcante de Moraes
Obrigada.
Excelente sua explicação.
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Anna karolina Marim
Quanto a essa questão da exiguidade de funcionários, tenho outra dúvida.
Como seria a nomeação da Comissão de Licitação para órgãos que possuem apenas funcionários contratados?
Ex: Uma Câmara Municipal, possui em quadro apenas uma diretora do legislativo, contadora, uma de serviços gerais e o assessor jurídico.
Todos nomeados em cargo de Confiança.
Não existe nessa Câmara Municipal nenhum funcionário efetivo.
Como ficaria neste caso a nomeação da Comissão de Licitação?
Obrigada
Franklin Brasil
Prejulgado 1946 do TCESC:
1. Nas pequenas unidades administrativas, que disponham de reduzido quadro de pessoal, excepcionalmente, de acordo com o § 1º do art. 51 da Lei Federal nº 8.666, de 1993, a licitação na modalidade de convite poderá ser efetivada através de servidor qualificado, formalmente designado para essa finalidade pela autoridade competente.
2. Nas licitações de maior vulto (Tomada de Preços e Concorrência) é necessária a nomeação de comissão licitatória composta por três membros qualificados, sendo, no mínimo, dois servidores pertencentes aos quadros dos órgãos responsáveis pela licitação (art. 51, caput, da Lei Federal nº 8.666/93).
3. Para compor o patamar de 2/3 (dois terços) exigido pela legislação licitatória vigente, somente poderão ser nomeados servidores efetivos. Os ocupantes de cargos comissionados poderão ser designados para compor a comissão de licitação para ocuparem as vagas remanescentes (1/3) a que alude o art. 51 da Lei n. 8.666/93.
4. É admissível a participação de servidores cedidos ou de terceiro estranho à Administração, sendo que este último deverá demonstrar requisito de qualificação ou especialização técnica, com conhecimentos e/ou habilidades suficientes para a prática da tarefa para a qual foi escolhido.
5. A Câmara Municipal poderá se valer da comissão de licitações da Prefeitura Municipal nos casos em que não dispor de número suficiente de servidores para compor sua própria comissão, desde que lei local estabeleça os procedimentos a serem observados.
6. É possível que o número de membros das comissões de licitações seja maior que o mínimo exigido em lei (art. 51 da Lei n° 8.666/93), contudo, caberá à autoridade competente examinar as necessidades locais (demanda, especialidades, obras/serviços complexos, etc.), na forma regulamentar e/ou regimental, sempre atentando-se para os princípios basilares da Administração Pública, dentre os quais os da moralidade, da proporcionalidade, da razoabilidade, da eficiência, e os demais correlatos, para decidir e designar o quantitativo adequado à sua realidade, utilizando-se das balizas descritas na Lei n. 8.666/93.
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