※Yahoo知恵袋にも投稿しましたが、回答が得られませんでしたので、こちらに投稿します。
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困ったときは、ソフトウェアの「ヘルプ」や「製品別サポートページ」
http://support.microsoft.com/select/?target=hub
MSN( http://jp.msn.com/ )やGoogle、Yahooなどの検索サイトも役に立ちます。
問題となっている Outlook の バージョン。
Windows の バージョン、 Edition、 Service pack の適用状況。
Email Server の種類(Exchange Server であれば そのバージョンも)
などを明らかにしてください。
> 職場の環境は個人用のメールボックス割り当て容量に限りがあるので
これは、 Exchange Server の Publisc Folder を使っていると言うことでしょうか?
あるいは、 ただ単に POP/SMTP、 あるいは IMAP 形式での Server の利用であるけれども、
サーバ にメッセージのをしておけないと言うことでしょうか?
> 残しておきたいメールは個人のフォルダに退避していく必要があります
この個人のフォルダ というのは どこに存在するものでしょうか?
とりあえず、 outlook の Auto Archive 機能を利用されてはいかがでしょうか?
Archive.pst を希望される場所に指定しておけば、
指定した条件を満たした時点で、すべて Archive.pst に移動されますし、
outlook 上でそのまま閲覧することができます。
Outlook が 2002 以前のバージョンで、 pst file の大きさに 2GB の制限があっても、
一定の大きさになったら、 新たに Archive.pst を作成すれば問題ありません。
古いアイテムの整理を使用してアイテムをバックアップまたは削除する
http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook/HA101057061041.aspx
Outlook 2007 および Outlook 2003 の古いアイテムの整理機能について
http://support.microsoft.com/kb/830119/ja