Kerho- ja yhdistysryhmän verkkotapaaminen 8.5. + yhteenveto 20.3.

[Veikko Mäkelä]

Hei, kerho- ja yhdistysväki!

Ursan kerho- ja yhdistysryhmän kolmas verkkotapaaminen pidetään viikon kuluttua *keskiviikkona 8.5.2024 klo 19–21*.

Tapaamisen aiheita ovat:

1) Tulevaa toimintaa:

- Kerho- ja yhdistysryhmän toiminta Cygnuksella elokuun alussa
- Alustavaa valmistautumista Tähtiharrastuspäivään 21.9.
- Syksyn kerho- ja yhdistysseminaarin ajankohdasta

2) Teemakeskustelu

Vuoden pääteemasta Jäsenistön osallistaminen, sitouttaminen ja jäsenistöstä huolehtiminen osa-alue ”Jäsenistön sitouttaminen yhdistykseen”:

- Yhteisöidentiteetin luominen ja syntyminen sekä ylläpito?
- Yhteisön syntyminen
- Mikä olisi yhteisön tarjoama lisäarvo harrastajille?

Verkkotapaamiseen osallistuminen onnistuu Zoom-ohjelman avulla:

https://zoom.us/join, Meeting ID: 828 1381 0395, Passcode: 261269

______________________________

Yhteenveto edellisestä tapaamisesta 20.3.

Vuoden toinen verkkotapaaminen pidettiin reilu kuukausi sitten 20.3.2024. Linjoilla oli 11 osallistujaa kahdeksasta eri yhdistyksestä.

Ajankohtaisten tapahtumien (Laitepäivät, mahdollinen Cygnus) ja kuulumisten ohella
käsittelimme kuluvan vuoden isommasta teema-aiheesta: Yhdistysten jäsenistön osallistaminen ja sitouttaminen sekä siitä huolehtiminen osa-aluetta Jäsenistöstä huolehtiminen.

1) Yhteisöön pääsemisen kynnyksen madaltaminen

• Uusien jäsenten sisäänotto
  • Miten uusiin jäseniin tulisi suhtautua ja miten toimia, jotta uudet jäsenet pääsevät sisälle yhdistyksen toimintaan?
  • Yhdistyksissä voitaisiin pohtia nykyisten jäsenten kesken kokemusperustaisesti, miten pitäisi toimia uusien kanssa, monilla jäsenillä on olla muistikuvia, millaista oli itse tulla ensimmäisiä kertoja mukaan – näistä kokemuksista kannattaa ammentaa oppeja.
  • Yhdistyksessä voidaan sovitaan vastuut, ketkä toivottavat uudet tervetulleiksi ja näyttävät paikat ja kertovat toimintatavat
    • Suhteellisen tuoreille jäsenille vastuuta tervetulotoivotuksesta
  • Uudet voidaan toivottaa tervetulleiksi ja jutustella rennossa hengessä  kahvin ääressä

• Vierailijat vs. uudet jäsenet
  • Mikä ero on toimintatavoissa, kun kyseessä ovat satunnaisten vierailijat yhdistyksen tiloissa/tilaisuuksia verrattuna uusiin jäseniin?
    • Satunnaiselle vierailijalle esitellään toimintaa ja yhdistystä yleensä
    • Uusille tuleville jäsenille kerrotaan, miten voit toimia, kun seuraavan kerran saavut paikalle.

• Uusien jäsenten ilta voi olla yksi tapa,
  • Näitä jotkut yhdistykset ovat toteuttaneet
  • Toiminee parhaiten kun uusia jäseniä tulee lyhyessä ajassa useita, esim. syyskauden alussa

• Tervetulokirje
  • Tervetulokirjeen lähettäminen sähköpostitse vastauksena sähköiseen liittymispyyntöön/liittymislomakkeen täyttöön:
    • Kerrotaan mitä on tarjolla ja tulossa, pehmennetään kynnystä jo ennen kuin jäsen vierailee ensimmäisen kerran kerhoilloissa
    • Vastataan nopeasti uudelle jäsenellä ja liitetään heti sähköisille kanaville
    • Kerrotaan kaikki käytössä yhdistyksellä olevat yhteisökanavat, somet, listat, verkkosivut yms.
  • Liika virallisuus pois tervetulotoivotuksessa

• Muita toimia
  • Olisiko tarjolla jonkunlainen liittymispaketti
  • Perehdytykset esim. laitteisiin, tähtitorneihin, tähtinäytäntötoimintaan, erikoistemput tornissa yms.

• Muuta huomioitavaa
  • Viestinnällinen näkökulma: Puhutaanko kuukausikokoontumisesta, jäsenillasta vai ehkä kerhosta?
  • Ehkä pientä varovaisuutta siinä, ettei yritetä tuputtaa vastuutehtäviä heti uudelle, pitää vähän tunnustella ensin uuden jäsenen kiinnostuksia ja kokemusta ja halukkuutta
  • Avataan sisäpiirihenkeä uusille jo nopeasti, positiivisella tavalla

2) Motivointi, jäsenistön tekemisten ja saavutusten huomioiminen

• Tiedontarve ja vastine kiinnostukselle
  • Ohjataan nopeasti tuoreet jäsenet yhdistyksessä sopivien asiantuntijoiden pakeille, kun tiedetään uuden jäsenen kiinnostukset ja tarpeet (eli siis liitetään tarpeet ja osaaminen yhteen)
    • ydinjoukon pitää tuntea oman yhteisönsä jäsenten asiantuntemukset, jotta ohjaaminen onnistuu
  • Yhdistyksestä täytyy löytyä juttukavereita uusien jäsenten omille kiinnostuksille
  • Huolehdittava, ettei yhdistykseen synny klikkejä

• Kannustava ilmapiiri
  • Luodaan jäsenille omien saavutusten ja havaintojen & kuvien esittelymahdollisuus, ei anneta pelkästään kaikkien kokeneimpien esittää (ainakaan heti alkuun), matalalla kynnyksellä mahdollisuuksia
    • Myös muutakin harrastusta kuin havaintoja ja kuvia
  • Luodaan yhdistykseen kannustavaa ilmapiiriä

3) Palkitsemiset

• Palkitsemiskategorioita
  • Palkinnot, kunniamaininnat
  • Kunnianjäsenyydet
  • Kevyet palkitsemistavat
  • Altairin esimerkki
    • 1) kunniajäsenet
    • 2) Aarne Arvosen -tähtiharrastuspalkinto joka kolmas vuosi
    • 3) Jäsenhankintapalkinto
    • 4) Vuoden altairlainen -kiertopalkinto [ei välttämättä joka vuosi]
      
      
  • Vuoden havainto / kuva -maininta,
    • kokeneet toimivat tuomareina, eivät itse osallistu

• Kiitokset
  • Joskus voi riittää jo pelkästään kiitoksen sanominen henkilökohtaisesti,
    • Varataan sille aika ja sopiva hetki
    • Joillekin tämä voi olla parempikin, osa tuntee itsensä vaivautuneeksi julkisesta huomiosta

• Palkitsemiskulttuurista
  • Pitäisikö yhdistyksen palkitsemiskulttuuria luoda jo alusta alkaen? Jos luodaan kulttuuri myöhemmin miten suhtaudutaan vanhoihin aktiiveihin, joiden aikana ei ole ollut palkitsemisulttuuria:
    • vanhoille “elämäntyö”palkinnot
    • palkitsemiset vuosijuhlatilaisuuksissa
    • muistetaan historiikeissa
  • Millainen on tähtiharrastustoiminnan palkitsemiskulttuuri esimerkiksi verrattuna urheiluseuroihin, harrastus ei ehkä niin suorituspainotteista?

• Vastuunkantajien motivoituminen ja motivoiminen
  • (Osallistuvan) jäsenen edut
  • Aktiivisten näyttäjien jäsenmaksuista vapauttaminen
    • Saattaa aiheuttaa sääntöteknisiä ongelmia, ellei käytäntöä yhteisesti hyväksytä yhdistyksessä
  • Aktiivijäsenille järjestettävä illanistujainen, saunailta yms.
    • perusteltava läpinäkyvästi, kuka ja miksi ansaitsee

Seuraavat kokoomiskerrat

Keskiviikkona 8.5. klo 19–21
Jäsenistön sitouttaminen yhdistykseen
Tähtiharrastuspäivä 21.9.
Cygnuksen ky-ohjelma

Keskiviikkona 12.6. klo 19–21
Jäsenistön osallistaminen