PPT分为两种：
一种是给人看的
一种是向人讲的
2009-01-15
lianyanjie
发件人： Qing
发送时间： 2009-01-15 15:20:06
收件人： ttnn@googlegroups.com
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主题： ppt撰写的经验分享
春节前的日子，没多少具体工作。下周的大部分时间，都要进行项目组培训和交流。有一下午是我的，其中一块是分享ppt撰写的经验。在ttnn以前曾经感悟过这个 问题，正好，借此机会也是整理完善一下。今天一天都在撰写这份关于ppt的ppt，中午，来将思路再明晰一下。
最近五年，ppt写了不少，有长进。经常也看看别人的设计，比如slideshare这里有不少很好的作品。有些理念，理解并实践了，有些还没形成习惯，对没有 习惯的，不多说。比如关于ppt的彩排，有人强调这个，但我一直都没养成习惯，所以，不说了。
以下基本按照预想的ppt提纲来表述。
一、楔子
世界上有3亿powerpoint用户，每天有3千万的ppt产生，就在此刻，会有1百万的ppt正在进行。但，它们中的50%都起不到效果，作无用功。
为什么呢？因为大部分ppt都缺少中心思想，缺少叙述逻辑，缺少好的表现形式。在这份ppt里面，将主要强调关于这些的ppt设计思维，以及在这些思维之下的实 战经验。
二、思维篇
思维篇将主要讲述ppt设计的一些思想准备。
1、中心思想
在撰写一份ppt之前，人们常常在考虑什么呢？可能经常是，"有什么现成的片子可以用？"、"要写多少页？"、"有什么模板吗？"、"哪里有什么好看的图片？" 、"用什么字体？"、"主要用什么颜色？"...其实，这些都不是最重要的问题。
先问一下为什么目的来撰写这份ppt？可能是老板要求写一份材料、可能是客户明天就要汇报、可能是展示我们辛勤的工作成果、或者是建议听众应该采取某种行动.. .其实，这些都是要捕获听众的心，去说服他们。写这份ppt就是为了达到目的，让老板看到下属丰富的工作，让客户的领导看到新的创意，面临的危机，得要让他们看 了以后，觉得，哦，真是这么回事，得有所行动啊。行动是什么？给你嘉奖，上一个项目，指定一个营销策略，这就是他们的行动。如果一份ppt给别人讲了、看了，他 过了十五分钟就忘了，那肯定是一个失败的ppt。
为达到目的，你准备说什么？
很多东西要说，或者感觉没什么可说的？这都是一开始面临的常见情形。假设一个场景。别人拿着手枪指着你的脑袋，"说，告诉我一个理由不杀你，我数5下。"你怎么 回答，你说，我上有老，下有小，这太老套。你求饶，绕我一命，以后不敢了。你得有个能够让杀手满意的回答，如果你了解事由，知道他是没分清敌我，你可以说，"其 实我是卧底。"
当然，这不是现实情况，没有这么极端。但也因此，我们失去很多机会，表达自己想法的机会。人是懒惰的，动脑子的事情其实是很费精力的，宁愿按照某种套路行事，不 见棺材不落泪。写ppt也是一样，如果只是应付，ok，拼凑一番可以交差。但，那是没有效果的，做无用功的行为。
所以这时候，不论是在开始ppt之前，还是之后，都需要用一个标准来拷问----"它是否表明了某个中心思想？"，他是最重要的，是最能够说服听众的。
有没有那个点？有了，祝贺你，可以继续下去，开始编故事。没有？也很正常...有一些办法。
可以用头脑风暴的方法。大家坐在一起，讨论究竟要说什么重点？唯一的中心思想是什么？这种方法还是比较有效的，集合多人的头脑，得出一个重点，还算是比较清晰的 。或者，可以找个合适的地方，自己一个人呆着，思考思考，从头开始思考听众到底需要什么，换个角度来看待问题。这也许比头脑风暴有更好的效果。但就是孤独一些。
现在有中心思想了吗？还没有？继续想吧。不过，说要有中心思想，到并不是"完全正确"的中心思想，这可不容易，这里只是强调"得有"。可以先形成一个想法，去顺 着这个想法编故事，然后发现想法不对，再重新修正想法。总之，中心思想就是能够用简短的语句，例如30字左右的句子，将你要说的东西表达出来。
2、编故事
假设你已经有了那个中心思想了吧。接下来要做的是编故事，要用一个故事剧本来演绎那个思想。就像电影一样。现在需要的是一个好的结构和素材。
结构，得符合逻辑。拿电影来做比喻，总也是平铺直叙、倒叙、穿插之类的结构，但总归是符合逻辑的。就是是科幻的，比如matrix那样的片子，也得符合逻辑，再 怪异的事情也得用逻辑来串连。就算"无厘头"式的电影，好像没有逻辑，但主线也是逻辑的，比如穷小子奋斗赢得美人归。而ppt的主题结构，大致有问题-解决路径 -结论，有问题-结论-原因分析，或者是标新立异的尝试。所以，在解决路径或者原因分析里面，逻辑得包含其中，如果你要说明"明天有雨"的观点，却用"去年的销 售业绩猛增"来证明，这就有些无厘头了。除了有逻辑，逻辑还得简单，证明一个观点，你一下子抛出6个原因，恐怕没人信了。其实恐怕只有一个关键原因是人们愿意相 信的。
结构的组织要通过素材的选择，也许你手头上有不少素材，也许只有很少的素材。巧妇难为无米之炊。
这时候，也可以通过头脑风暴的方法来搜集素材。搜集了不少想法，然后，去掉跟中心思想无关的素材，这时候一定得舍得下手。然后将备选的素材联接起来。这种联接是 层次的，反映中心思想的，有2-3个观点，放映其中某个观点的，也是2-3个原因...
一段精彩的故事，得是充满新鲜素材的，逻辑严谨的，这会让中心思想产生说服力。
3、表现形式
要寻找一个中心思想，要编一段精彩的故事。
需要一种新的表现形式，需要重新审视我们目前的表现形式是否讨人喜欢，听众是否愿意接受。
"一切都要尽可能简单，但也不要太简单！"这是爱因斯坦说的，我到不明白他说这句话的实际含义。但我一直信奉"简洁"这个原则，ppt是一种用于说服别人的工具 ，每个人只能接受简单的东西。所谓简单，就是指在交互这个层面，而不论内部是多么复杂。因此，翻译成简洁可能更加好听一下。
简洁，就为了让听众更快地接受你传达的信息，将要表达的观点，图形化思考，别讲页面做成提词机、数据表格之类的，将他们转换成图形，并突出表达观点的地方。简洁 的原则，内涵包括：每页一个观点、很少的颜色、单一的字体、很少的文字、尝试用会意性图片。
将那些旧有习惯，先抛开，哪怕你后面还是用得着。比如受模板的限制，这是个很大的障碍，常常会被这些东西限制。比如默认的模板、字体、要求的每页讲多少分钟的限 制，包括powerpoint的技术限制，等等，这都是一种对表达中心思想的束缚，先抛开他们。
先拿起纸和笔，在上面图形化表达你的思路。
三、实战篇
实战篇将主要讲述在写ppt时候形式上面的一些技巧的注意方面。形式上的，其实可以分为功能性和美观性，其实很多形式上的东西是功能性，而非美观性，美观性是怎 么看着漂亮，功能性是怎么样更容易让信息被听众接受。在下面的介绍里面，是更加强调功能性的。
主要从布局、用词、图形化表示、风格、字体、色彩六个角度来说事儿。风格、字体和色彩，其中包括了一些美观性经验，也有功能性的。其他方面主要是功能性的。
1、布局
布局是指一个页面的大致印象。
少是需要的。不要让页面充满太多的元素，宁可将一些元素合成一个元素，再另起一页来详述它。要知道，你将详细的结构放在一页，但其实，这个信息很可能传递不到听 众那里，不仅是浪费，而且是干扰。
整洁也是需要的，文字、图得组织的大块区域，一般不要让页面超过四大块，这样让内容清晰便于理解。而且，文字、框框不要犬牙交错，显得很不用心。
2、用词
用词方面，是指如何编写文字。
常见的初学者会从word里面贴上一大段文字，这种做法不行。ppt跟word的目的不同。要对这些段落进行一些修改。不要长篇大论，对他们进行分段、分行、去 掉连接性词语。比如"我们认为.."、"在这种情况下..."、"根据上图..."之类的。
将一段句子，分成可以一眼扫过去觉得清晰的几行，然后用颜色和字号来突出关键词语。比如"价值提升了34%"，要强调提升效果，就将34%，标红、标粗，甚至可 以放大字号。
3、图形化表示
图形化表示是将文字观点，用图形表示。
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