ppt撰写的经验分享

[Qing]

春节前的日子，没多少具体工作。下周的大部分时间，都要进行项目组培训和交流。有一下午是我的，其中一块是分享ppt撰写的经验。在ttnn以前曾经感悟过这个问题，正好，借此机会也是整理完善一下。今天一天都在撰写这份关于ppt的ppt，中午，来将思路再明晰一下。

最近五年，ppt写了不少，有长进。经常也看看别人的设计，比如slideshare这里有不少很好的作品。有些理念，理解并实践了，有些还没形成习惯，对没有习惯的，不多说。比如关于ppt的彩排，有人强调这个，但我一直都没养成习惯，所以，不说了。

以下基本按照预想的ppt提纲来表述。

一、楔子

世界上有3亿powerpoint用户，每天有3千万的ppt产生，就在此刻，会有1百万的ppt正在进行。但，它们中的50%都起不到效果，作无用功。

为什么呢？因为大部分ppt都缺少中心思想，缺少叙述逻辑，缺少好的表现形式。在这份ppt里面，将主要强调关于这些的ppt设计思维，以及在这些思维之下的实战经验。

二、思维篇

思维篇将主要讲述ppt设计的一些思想准备。

1、中心思想

在撰写一份ppt之前，人们常常在考虑什么呢？可能经常是，"有什么现成的片子可以用？"、"要写多少页？"、"有什么模板吗？"、"哪里有什么好看的图片？"、"用什么字体？"、"主要用什么颜色？"...其实，这些都不是最重要的问题。

先问一下为什么目的来撰写这份ppt？可能是老板要求写一份材料、可能是客户明天就要汇报、可能是展示我们辛勤的工作成果、或者是建议听众应该采取某种行动...其实，这些都是要捕获听众的心，去说服他们。写这份ppt就是为了达到目的，让老板看到下属丰富的工作，让客户的领导看到新的创意，面临的危机，得要让他们看了以后，觉得，哦，真是这么回事，得有所行动啊。行动是什么？给你嘉奖，上一个项目，指定一个营销策略，这就是他们的行动。如果一份ppt给别人讲了、看了，他过了十五分钟就忘了，那肯定是一个失败的ppt。

为达到目的，你准备说什么？

很多东西要说，或者感觉没什么可说的？这都是一开始面临的常见情形。假设一个场景。别人拿着手枪指着你的脑袋，"说，告诉我一个理由不杀你，我数5下。"你怎么回答，你说，我上有老，下有小，这太老套。你求饶，绕我一命，以后不敢了。你得有个能够让杀手满意的回答，如果你了解事由，知道他是没分清敌我，你可以说，"其实我是卧底。"

当然，这不是现实情况，没有这么极端。但也因此，我们失去很多机会，表达自己想法的机会。人是懒惰的，动脑子的事情其实是很费精力的，宁愿按照某种套路行事，不见棺材不落泪。写ppt也是一样，如果只是应付，ok，拼凑一番可以交差。但，那是没有效果的，做无用功的行为。

所以这时候，不论是在开始ppt之前，还是之后，都需要用一个标准来拷问——"它是否表明了某个中心思想？"，他是最重要的，是最能够说服听众的。

有没有那个点？有了，祝贺你，可以继续下去，开始编故事。没有？也很正常...有一些办法。

可以用头脑风暴的方法。大家坐在一起，讨论究竟要说什么重点？唯一的中心思想是什么？这种方法还是比较有效的，集合多人的头脑，得出一个重点，还算是比较清晰的。或者，可以找个合适的地方，自己一个人呆着，思考思考，从头开始思考听众到底需要什么，换个角度来看待问题。这也许比头脑风暴有更好的效果。但就是孤独一些。

现在有中心思想了吗？还没有？继续想吧。不过，说要有中心思想，到并不是"完全正确"的中心思想，这可不容易，这里只是强调"得有"。可以先形成一个想法，去顺着这个想法编故事，然后发现想法不对，再重新修正想法。总之，中心思想就是能够用简短的语句，例如30字左右的句子，将你要说的东西表达出来。

2、编故事

假设你已经有了那个中心思想了吧。接下来要做的是编故事，要用一个故事剧本来演绎那个思想。就像电影一样。现在需要的是一个好的结构和素材。

结构，得符合逻辑。拿电影来做比喻，总也是平铺直叙、倒叙、穿插之类的结构，但总归是符合逻辑的。就是是科幻的，比如matrix那样的片子，也得符合逻辑，再怪异的事情也得用逻辑来串连。就算"无厘头"式的电影，好像没有逻辑，但主线也是逻辑的，比如穷小子奋斗赢得美人归。而ppt的主题结构，大致有问题-解决路径-结论，有问题-结论-原因分析，或者是标新立异的尝试。所以，在解决路径或者原因分析里面，逻辑得包含其中，如果你要说明"明天有雨"的观点，却用"去年的销售业绩猛增"来证明，这就有些无厘头了。除了有逻辑，逻辑还得简单，证明一个观点，你一下子抛出6个原因，恐怕没人信了。其实恐怕只有一个关键原因是人们愿意相信的。

结构的组织要通过素材的选择，也许你手头上有不少素材，也许只有很少的素材。巧妇难为无米之炊。

这时候，也可以通过头脑风暴的方法来搜集素材。搜集了不少想法，然后，去掉跟中心思想无关的素材，这时候一定得舍得下手。然后将备选的素材联接起来。这种联接是层次的，反映中心思想的，有2-3个观点，放映其中某个观点的，也是2-3个原因...

一段精彩的故事，得是充满新鲜素材的，逻辑严谨的，这会让中心思想产生说服力。

3、表现形式

要寻找一个中心思想，要编一段精彩的故事。

需要一种新的表现形式，需要重新审视我们目前的表现形式是否讨人喜欢，听众是否愿意接受。

"一切都要尽可能简单，但也不要太简单！"这是爱因斯坦说的，我到不明白他说这句话的实际含义。但我一直信奉"简洁"这个原则，ppt是一种用于说服别人的工具，每个人只能接受简单的东西。所谓简单，就是指在交互这个层面，而不论内部是多么复杂。因此，翻译成简洁可能更加好听一下。

简洁，就为了让听众更快地接受你传达的信息，将要表达的观点，图形化思考，别讲页面做成提词机、数据表格之类的，将他们转换成图形，并突出表达观点的地方。简洁的原则，内涵包括：每页一个观点、很少的颜色、单一的字体、很少的文字、尝试用会意性图片。

将那些旧有习惯，先抛开，哪怕你后面还是用得着。比如受模板的限制，这是个很大的障碍，常常会被这些东西限制。比如默认的模板、字体、要求的每页讲多少分钟的限制，包括powerpoint的技术限制，等等，这都是一种对表达中心思想的束缚，先抛开他们。

先拿起纸和笔，在上面图形化表达你的思路。

三、实战篇

实战篇将主要讲述在写ppt时候形式上面的一些技巧的注意方面。形式上的，其实可以分为功能性和美观性，其实很多形式上的东西是功能性，而非美观性，美观性是怎么看着漂亮，功能性是怎么样更容易让信息被听众接受。在下面的介绍里面，是更加强调功能性的。

主要从布局、用词、图形化表示、风格、字体、色彩六个角度来说事儿。风格、字体和色彩，其中包括了一些美观性经验，也有功能性的。其他方面主要是功能性的。

1、布局

布局是指一个页面的大致印象。

少是需要的。不要让页面充满太多的元素，宁可将一些元素合成一个元素，再另起一页来详述它。要知道，你将详细的结构放在一页，但其实，这个信息很可能传递不到听众那里，不仅是浪费，而且是干扰。

整洁也是需要的，文字、图得组织的大块区域，一般不要让页面超过四大块，这样让内容清晰便于理解。而且，文字、框框不要犬牙交错，显得很不用心。

2、用词

用词方面，是指如何编写文字。

常见的初学者会从word里面贴上一大段文字，这种做法不行。ppt跟word的目的不同。要对这些段落进行一些修改。不要长篇大论，对他们进行分段、分行、去掉连接性词语。比如"我们认为.."、"在这种情况下..."、"根据上图..."之类的。

将一段句子，分成可以一眼扫过去觉得清晰的几行，然后用颜色和字号来突出关键词语。比如"价值提升了34%"，要强调提升效果，就将34%，标红、标粗，甚至可以放大字号。

3、图形化表示

图形化表示是将文字观点，用图形表示。

文字之间是有关联性的，比如因果、顺序、层次等等，用文字的项目符号，无法传达这种信息。要将文字要素提取出来，选用合适的图形组合来表达。在麦肯锡、埃森哲等咨询公司里面，多有这种模板。但其实，那也是一种限制。更重要的是理解文字要素背后的逻辑关系。然后去寻找图形，甚至是自己绘制图形，都不是费力的事情。比如要表明一种此消彼长的关系，可以用天平，简单用直线、三角形，就可以组成一个天平的样子。

将图表贴在ppt里面，少还可以，例如只有三个数，但如果太多，相信谁都没法细看。况且，这些数，你到底要说明什么呀？所以，用合适的图将数据表示出来。但如果这个图对你的观点没有任何说明作用，去掉它，或者简化他。很多初学者喜欢堆砌一堆数字，可能是觉得这样看起来会让页面更丰富，但一点作用都没有。

4、风格

风格是指整个ppt给人的感觉。

让整体风格保持一致是一种美观性要求，包括使用统一的字体、色系。很多ppt一看就知道是拼凑的，因为使用的字体不一样，颜色不一样，明显是多人组织起来，甚至更坏的，是怀疑从原来哪儿拷贝过来的，对其说服力打了折扣。

还有人喜欢用动画，似乎让整体有一种活泼的感觉。但我个人认为这不是什么好习惯，因为动画是一种高级的要求，很多人用的不好，瞎用，还总是用。经常看到有些很傻很傻的动画，所以建议慎用动画。

5、字体

首先要大，如果你在ppt里面用到了小于16号的字体，可要小心了。有可能你用了大段落的词语，需要简化一下，要不就是文字太多，需要图形表示，要不就是页面元素太多，需要组合简化一下。总之，要让字体足够大，让人能够在投影上看得见。

然后在给点美感的建议。一般ppt默认的是宋体汉字，这种在ppt上显示不够美观，有些单薄。一般，选用"华文细黑"，是个非常普遍，效果不错。"微软雅黑"也不错，但很多机器上没有安装这种字体，当拷贝ppt到别的机器是，会被另外一种字体代替，例如宋体，那就不好看了。而对于其他的字体，例如楷体、隶书、魏体、琥珀体等等，尽量就别用了吧。

6、色彩

色彩是很多初学者很关注的，经常问，咦，为什么这份ppt感觉很不错，色彩搭配地真好。这是一种美感感受，对此，能够要求什么呢？虽然有一些建议，比如同一个页面不要超过四种的颜色之类的，但这在每个人理解起来还是不一样。因此，要提升这种色彩搭配的感觉，还是多联系，我说不出来什么原则。

但至少有一点是功能性的，就是色彩的对比度。要让读者看的清楚ppt上的东西，就得用高对比的色彩搭配。背景是浅的，前景就用深色，背景用深色，前景就用浅的。而一个技巧，就是在形成一种习惯，在一份ppt里面，使用固定的颜色方案。深色系，红、黄、蓝、绿，选定了。对于浅色系的选择，有个办法，就是对深色系元素设置透明度，那就成了他的浅色系。

总之，是要组织清晰、对比强烈、风格一致。对于风格、字体和色彩这种美感，没必要做什么要求，但功能性的，还是得要求一下。

[yyq]

能结合些图片例子就更好了。

2009/1/15 Qing <happ...@gmail.com>

春节前的日子，没多少具体工作。下周的大部分时间，都要进行项目组培训和交流。有一下午是我的，其中一块是分享ppt撰写的经验。在ttnn以前曾经感悟过这个问题，正好，借此机会也是整理完善一下。今天一天都在撰写这份关于ppt的ppt，中午，来将思路再明晰一下。

最近五年，ppt写了不少，有长进。经常也看看别人的设计，比如slideshare这里有不少很好的作品。有些理念，理解并实践了，有些还没形成习惯，对没有习惯的，不多说。比如关于ppt的彩排，有人强调这个，但我一直都没养成习惯，所以，不说了。

以下基本按照预想的ppt提纲来表述。

一、楔子

世界上有3亿powerpoint用户，每天有3千万的ppt产生，就在此刻，会有1百万的ppt正在进行。但，它们中的50%都起不到效果，作无用功。

为什么呢？因为大部分ppt都缺少中心思想，缺少叙述逻辑，缺少好的表现形式。在这份ppt里面，将主要强调关于这些的ppt设计思维，以及在这些思维之下的实战经验。

二、思维篇

思维篇将主要讲述ppt设计的一些思想准备。

1、中心思想

在撰写一份ppt之前，人们常常在考虑什么呢？可能经常是，"有什么现成的片子可以用？"、"要写多少页？"、"有什么模板吗？"、"哪里有什么好看的图片？"、"用什么字体？"、"主要用什么颜色？"...其实，这些都不是最重要的问题。

先问一下为什么目的来撰写这份ppt？可能是老板要求写一份材料、可能是客户明天就要汇报、可能是展示我们辛勤的工作成果、或者是建议听众应该采取某种行动...其实，这些都是要捕获听众的心，去说服他们。写这份ppt就是为了达到目的，让老板看到下属丰富的工作，让客户的领导看到新的创意，面临的危机，得要让他们看了以后，觉得，哦，真是这么回事，得有所行动啊。行动是什么？给你嘉奖，上一个项目，指定一个营销策略，这就是他们的行动。如果一份ppt给别人讲了、看了，他过了十五分钟就忘了，那肯定是一个失败的ppt。

为达到目的，你准备说什么？

很多东西要说，或者感觉没什么可说的？这都是一开始面临的常见情形。假设一个场景。别人拿着手枪指着你的脑袋，"说，告诉我一个理由不杀你，我数5下。"你怎么回答，你说，我上有老，下有小，这太老套。你求饶，绕我一命，以后不敢了。你得有个能够让杀手满意的回答，如果你了解事由，知道他是没分清敌我，你可以说，"其实我是卧底。"

当然，这不是现实情况，没有这么极端。但也因此，我们失去很多机会，表达自己想法的机会。人是懒惰的，动脑子的事情其实是很费精力的，宁愿按照某种套路行事，不见棺材不落泪。写ppt也是一样，如果只是应付，ok，拼凑一番可以交差。但，那是没有效果的，做无用功的行为。

所以这时候，不论是在开始ppt之前，还是之后，都需要用一个标准来拷问----"它是否表明了某个中心思想？"，他是最重要的，是最能够说服听众的。

[lianyanjie]

PPT分为两种：

 

一种是给人看的

 

一种是向人讲的

 

 

2009-01-15

---

lianyanjie

---

发件人： Qing

发送时间： 2009-01-15  15:20:06

收件人： tt...@googlegroups.com

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主题： ppt撰写的经验分享

春节前的日子，没多少具体工作。下周的大部分时间，都要进行项目组培训和交流。有一下午是我的，其中一块是分享ppt撰写的经验。在ttnn以前曾经感悟过这个问题，正好，借此机会也是整理完善一下。今天一天都在撰写这份关于ppt的ppt，中午，来将思路再明晰一下。

最近五年，ppt写了不少，有长进。经常也看看别人的设计，比如slideshare这里有不少很好的作品。有些理念，理解并实践了，有些还没形成习惯，对没有习惯的，不多说。比如关于ppt的彩排，有人强调这个，但我一直都没养成习惯，所以，不说了。

以下基本按照预想的ppt提纲来表述。

一、楔子

世界上有3亿powerpoint用户，每天有3千万的ppt产生，就在此刻，会有1百万的ppt正在进行。但，它们中的50%都起不到效果，作无用功。

为什么呢？因为大部分ppt都缺少中心思想，缺少叙述逻辑，缺少好的表现形式。在这份ppt里面，将主要强调关于这些的ppt设计思维，以及在这些思维之下的实战经验。

二、思维篇

思维篇将主要讲述ppt设计的一些思想准备。

1、中心思想

在撰写一份ppt之前，人们常常在考虑什么呢？可能经常是，"有什么现成的片子可以用？"、"要写多少页？"、"有什么模板吗？"、"哪里有什么好看的图片？"、"用什么字体？"、"主要用什么颜色？"...其实，这些都不是最重要的问题。

先问一下为什么目的来撰写这份ppt？可能是老板要求写一份材料、可能是客户明天就要汇报、可能是展示我们辛勤的工作成果、或者是建议听众应该采取某种行动...其实，这些都是要捕获听众的心，去说服他们。写这份ppt就是为了达到目的，让老板看到下属丰富的工作，让客户的领导看到新的创意，面临的危机，得要让他们看了以后，觉得，哦，真是这么回事，得有所行动啊。行动是什么？给你嘉奖，上一个项目，指定一个营销策略，这就是他们的行动。如果一份ppt给别人讲了、看了，他过了十五分钟就忘了，那肯定是一个失败的ppt。

为达到目的，你准备说什么？

很多东西要说，或者感觉没什么可说的？这都是一开始面临的常见情形。假设一个场景。别人拿着手枪指着你的脑袋，"说，告诉我一个理由不杀你，我数5下。"你怎么回答，你说，我上有老，下有小，这太老套。你求饶，绕我一命，以后不敢了。你得有个能够让杀手满意的回答，如果你了解事由，知道他是没分清敌我，你可以说，"其实我是卧底。"

当然，这不是现实情况，没有这么极端。但也因此，我们失去很多机会，表达自己想法的机会。人是懒惰的，动脑子的事情其实是很费精力的，宁愿按照某种套路行事，不见棺材不落泪。写ppt也是一样，如果只是应付，ok，拼凑一番可以交差。但，那是没有效果的，做无用功的行为。

所以这时候，不论是在开始ppt之前，还是之后，都需要用一个标准来拷问----"它是否表明了某个中心思想？"，他是最重要的，是最能够说服听众的。

[dragonet]

谢谢qing大哥的分享。
关于这一点，我也有些小小的经验。
一种是给人看的，最好用浅色的背景，比如它可能需要打印出来。
一种是向人讲的，最好用深色的背景，比如它讲解的时候可能需要是背靠一面演示墙。

PPT的图形有两种，
一种是概念图形，比如你的内容讲解思路，或者概念之间的关系，这个我一直不知道怎么画，目前只能借助一些现成的。
还有一种是结果呈现图形，这个一般我就是用统计软件来画。

--
小龙
Think big,Do small.

[Qing]

ppt版的交流材料...

原来用的微软雅黑，看着很舒服，不过很多机器都没有这种字体，所以将这个版本换成华文细黑字体，看着稍微差一点。

文件不小，5M，不能作为附件，请下载：

http://groups.google.com/group/ttnn/web/ppt_exp.ppt

[兰德里尼]

转帖一篇文章吧，感觉作者写的还比较诚恳，PPT写成什么样的，首先要搞清楚将来如何给别人看？
  -----作者：大乘起信

《桃 花运》大家看了吗？一部纯粹的烂片，5块钱在街边买的一张翻版，看后觉得还是不值。郭涛在里面扮演的一个角色和网友见面用的ID是"思想者蹲着"，我们看 后就讨论这个ID是怎么想出来的，根据实际经验一致认为，原来注册时应该是想注册"思想者"的，结果肯定被人注了，没办法就加个蹲着，哈哈，题外话。

和网友们互动多了后，在讨论一些问题上，发现大家对PPT的理解都不相同，讨论问题的一个基本原则是大家对一些基本定义应该取得一致，确保在讨论问 题时，大家确实是在讨论同一个问题，否则，南辕北辙怎么可能有结果？所以觉得有必要探讨一下PPT的分类，分类无非从两种出发，内容和形式。内容的分类比 如商务，技术，知识，书摘等等，这暂且不谈论，今天讨论形式。

如果形式问题分类不清楚，很容易混淆概念，比如PPT到底是字多还是字少好的问题，如果没有分类的概念，肯定不能讨论出结果，或者得出错误的结论， 比如PPT尽量要字少。这个原则对吗？假如是对的，有人就有疑问，拿到一个没有人讲解的PPT，看到的只是精美的画面，对整体意思的理解根本没有帮助，这 样的PPT也算是好设计的PPT吗？

所以我认为对PPT形式分类并有定义是讨论问题的基础。PPT的形式分类有多少种？从PPT的功能出发开始来归类吧。

1.演讲辅助
就是我们所说的presentation类，目前国外的关于一些PPT设计理论原则其实基本是针对这一类的。我们可以简单理解成用来讲的，通常需要投影出来，然后演讲者演说。

2.报告或文档
这一类基本不需要投影出来，也不需要公开演讲，有两种细分形式，电子文件或打印文件。比如发给上司或客户的一份报告，研究结果，学生自习用课件。可能上司或客户等阅读者有疑问的时候，制作者会对某一页或某一部分做一些讲解解释，但通常都是给人阅读的。

3.自动演示
这一类基本也是用来看的，并不需要人讲解，可能是需要投影出来，比如一些背景资料在会议开始前先放着，产品展示或公司展示的PPT自动播放等等。也有不需要投影的，比如网上流传的照片集，励志幽默故事等，我的邮箱里也会经常收到一些这样的PPT。

4.杂类
这一类的PPT往往充分挖掘PPT的功能而做出一些其他应用，比如交互式试题，分数统计，游戏等等，没有想不到，只有做不到的东西。

清晰的分类之后来讨论问题才有意义。每类PPT的设计我相信都有侧重点和其原则。比如报告文档打印类的，必须考虑排版，文字和图片的结合，尽量不要 用大幅图片，没有背景，因为打印的时间和费用都很重要，成功的关键点是阅读者能充分理解你的想法，阅读的愉快等等。而如果是报告文档的电子文档类，则可以 考虑色彩搭配等。又比如自动演示类，可侧重于动画展示的技巧，图片选用，文字甚至没有也没有关系。而杂项类则可能侧重VBA等技术层面......

PPT的形式绝非演讲辅助类一种，也完全没有必要将它只限制在这一种，对于国外的先进理论和大师们的所谓原则我们也要消化吸收。对于任何PPT的评论和欣赏必须是基于它的分类基础上，拿演讲辅助类的PPT设计原则来评论报告文档类的PPT，怎么可能会有正确的结果？

关键是我们不要混淆PPT的类别，错误的使用，目前的现状是大家没有认识到PPT形式分类的重要性，没有分类研究，往往是将报告文档类的PPT当作 辅助演讲类使用，或者是看了一些经验技巧后，觉得已经掌握了PPT的精髓，将辅助演讲类的PPT当作报告文档类提交，上司看后觉得莫名其妙，还在心中骂他 根本不懂PPT。也有人视动画技巧为技术到处展现，好像一个PPT没有精妙的动画就没有技术含量等等，这些我觉得都是没有将PPT的分类应用认识的原因。 错的不是动画技术或VBA，也不是文字多与少，图片大与小，错的是我们使用的场合不对而已。

以上欢迎补充和讨论

2009/2/3 Qing <happ...@gmail.com>