Un aspecto a considerar en el diseño en sistemas de inventario

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gonzal...@hotmail.com

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Dec 17, 2012, 10:46:43 AM12/17/12
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Estimados colegas:

Se presenta un posible problema (es muy raro pero es posible), en us sistema de inventario o cualquier tipo de sistema que tiene al tiempo como variable, en este caso, considerando que es un sistema de inventario: suponiendo que el sistema funciona bien y ya se trabajo sobre el, ya se obtubieron reportes de utilidades de costos de venta, ya se paso informacion a contabilidad, es decir todo sobre ruedas, sin embargo, aparece alguien que no registro una compra hace un tiempo (un "olvido"), de corregirse el problema tendria que cambiarse toda una secuencia de resultados, por ejemplo, el gerente que estaba contento con una utilidad y le dicen que ese reporte que le pasaron no es el real, en contabilidad deben corregir los datos registrados, es decir, un error de olvido puede causar una cadena de cambios.
las opiniones de los colegas serian muy valiosas, como planterian el sistema teniendo en cuenta un "error" de esa naturaleza?, si es necesaria hacer esa consideración.

Saludos. 

Luis Mata

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Dec 17, 2012, 10:57:52 AM12/17/12
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Se hacen sistemas para los “Olvidos”.. eso ya no seria tu problema sino de la administración interna del personal... tu sistema hace lo que tiene que hacer y no hay vuelta que darle.. si esos problemas son comunes (por irresponsabilidad) cobra por corregirlos..
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Luis Mata

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Dec 17, 2012, 10:59:30 AM12/17/12
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falto:
 
Se hacen sistemas para los “Olvidos”.. ????? (el signo)
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Adolfo Leon Quintero Hoyos

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Dec 17, 2012, 11:03:56 AM12/17/12
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Buenos dias, tu sistema de trabajar por años lotes, tipos de comprobante y tipos de documentos, si el sistema esta en linea debe permitir capturar la compra y realizar el ajuste automatico, pero si tu ajuste ya genero control de inventarios y control de pagos a proveedores y ya se declaro, debes hacer esto, todo quedaría en inventario con un  ajuste positivo al inventario y el productos se cuadra y una nota en contabilidad y listo.

Saludos


Adolfo

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Edward Cifuentes

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Dec 17, 2012, 11:05:03 AM12/17/12
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Se supone que apenas realices una compra debe registrarse, ya que al no registrarlo no tendras el inventario real
y podras ocasionar perdidas a la empresa, y al no realizarlo desencadena un gran problema en el inventario
y si eso ocurre periodicamente el caos va a hacer total

El sistema debe permitirte reajustes al inventario y reportar ese error a contabilidad
pero eso no se debe hacer sin autorizacion de gerencia y sepa por que fue el
errror

Son responabilidades de los usuarios debe haber un manual de funciones y explicar los problemas
que se acarrea cuando la informacion se suministra a tiempo



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Fox Learner

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Dec 17, 2012, 11:14:03 AM12/17/12
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En la mayoría de los sistemas de punto de venta, inventarios, etc. en los que se manejen comprobantes fiscales, se tendría que buscar la forma de hacer un ajuste o contrapartida pero casi nunca se puede alterar lo que ya está hecho.

Según el caso se puede reimprimir o cancelar el documento incorrecto.

En los sistemas de contabilidad, los errores de captura de pólizas son normales y se debe preparar al sistema para esa opción.

Recuerdo haber tenido una buena discusión sobre el tema contable con el maestro Victor Espina,  en este hilo:

Pregunta lógica


Como verás el hilo se entendió mucho y muchos ni siquiera captaron la diferencia entre el tema fiscal y el no fiscal.

Saludos!

Luis Mata

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Dec 17, 2012, 11:16:09 AM12/17/12
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Así es, responsabilidad, es como si te compras un carro y por olvido no le hechas el aceite periódicamente y se funde el motor, no vas a ir al concesionario a echarle la culpa de tu olvido, ni ellos están para arreglártelo de forma gratuita.
 
Sent: Monday, December 17, 2012 11:05 AM
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Fox Learner

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Dec 17, 2012, 12:04:57 PM12/17/12
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Sobre el control de inventarios y de las cuentas por cobrar.

Ejemplo: haces una venta telefónica por $1000 y conteniendo lo siguiente:

10 tubos pvc de 2 pulg. 
20 tubos de cobre de 1/2 pulg.

La venta fue a crédito a 30 días. El envío de la mercancía se hace por mensajería.

A los pocos días el agente de ventas de tu empresa hace el recorrido de la ruta donde está ese cliente. El cliente le informa que se surtió mal el pedido y que el pidió solo 10 tubos de cobre, no 20.

El cliente le devuelve los 10 tubos de cobre al agente y el agente llega a la empresa a notificar la "devolución parcial".

Qué se hace?...

Fácil.. Se elabora una "nota de crédito" fiscal por el importe del producto devuelto.

A nivel sistema se "acredita" ese importe "pagandolo" mediante esa nota de crédito para abonar ese importe al total de la factura.

Con eso se soluciona lo del saldo del cliente a cobrar.

Cómo se soluciona lo de la alteración de la existencia de los inventarios?...

Todo buen sistema de inventarios debe tener una forma de registrar en el kardex de los productos la opcion de "Otras entradas" y la de "Otras salidas".

En este caso, registrarías "Otras entradas" por los 10 tubos de cobre que se estan devolviendo.

Pregunta con un contador que tengas a la mano el tema de las:

* Notas de Cargo
* Notas de Crédito

En mi país, ambos documentos son fiscales.

Saludos!

Luis Mata

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Dec 17, 2012, 12:08:02 PM12/17/12
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Esos son documentos internos que tu puedes controlar, el problema son con documentos de terceros que no registras u olvidas registrarlo y tengan fecha del mes anterior y ya cerraste ese mes, cuando es una N/C interna(No Externa tampoco) lo puedes hacer en cual tiempo posterior.
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Fox Learner

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Dec 17, 2012, 12:15:37 PM12/17/12
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En mi país no se permite registrar un documento del mes anterior en el mes corriente.

Ya debe tener varios años que eso se normó.

Recuerdo que hace muchos años si se permitía, pero actualmente "naranjas" jeje

Saludos!

Arnaldo Toledano

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Dec 17, 2012, 12:47:36 PM12/17/12
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Existe lo que se denomina PERIODO FISCAL.
La legislación al respecto en prácticamente igual en todo el mundo, tenes periodos mensuales, para realizar las declaraciones
juradas de los impuestos a pagar o devengar y los periodos anuales, denominados BALANCE, donde también se hacen
declaraciones juradas para pagar impuestos, en este ultimo uno de los impuestos es el de GANANCIAS.

En tu caso, no solamente puede ser un error por "olvido", hay muchos motivos mas, la empresa proveedora por algún
motivo ajeno a la voluntad de tu empresa, puede enviar el comprobante fuera de termino, y si no tenes el comprobante
no podes "contabilizarlo" por mas que lo hayas pagado.

Con esto quiero aclarate que  NO SE PODRÍA realizar ninguna alteración de las declaraciones juradas YA PRESENTADAS
y que originaron IMPUESTOS.
Pero....
Siempre hay un pero... existen "LAS DECLARACIONES JURADAS RECTIFICATIVAS" que también se existen en casi todos los países
de occidente, (desconozco totalmente los demás).
Con estas declaraciones RECTIFICATIVAS podes alterar cualquier impuesto aunque este ya fue pagado.

Ante estos problemas yo resolví la situación de la siguiente manera.
El STOCK INICIAL lo realizo con una CARGA INICIAL, ya sea esta por INVENTARIO, en el caso que la empresa tenga mi sistema
después de unos años de iniciada su actividad, o con las Facturas de Compras, en el caso de una empresa que comienza
a utilizar mi sistema en el instante de empezar a comercializar o funcionar.
Después registro todos los ingresos y todos los egresos, por compras los primeros y por ventas los segundos, (teniendo en cuenta
las notas de créditos en ambos casos).
Y tengo un procedimiento que RECONSTRUYE los saldos de Stock.
Por lo tanto, en en un caso igual al tuyo, se carga el comprobante con la fecha del MISMO y procedo a reconstruir los Stock.
Automáticamente se MODIFICA TODO, y como vos  comentas también se modifican "las ganancias o perdidas".
A partir de allí se realizaran las presentaciones de las RECTIFICATIVAS ya sean estas por ganancias o perdidas.

Espero haberte sido útil.


Arnaldo Toledano
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Arnaldo Toledano Tesys Informática Córdoba Argentina

Luis Mata

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Dec 17, 2012, 12:58:49 PM12/17/12
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Así es, pero estas “Opciones” no deberían de saberlo los usuarios finales porque sino te conviertes en bombero solucionando horrores de otros, en algunas empresas son mas radicales, se lo descuentan a los responsables de dicha gestión (La multa)
 
Sent: Monday, December 17, 2012 12:47 PM
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Ernesto

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Dec 17, 2012, 2:02:24 PM12/17/12
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Creo  que el tema del compañero va mas orientado a que pasa con las costos y las utilidades, la cuestion fiscal es cosa de cada pais (en el mio hay tres meses para revertir una operacion), ahora bien con la cuestion de costos es diferente.

Tienes que estudiar muy bien los temas del costo promedio, hay distintos metodos, directo, ponderado  (y otros que no me acuerdo);

lo que yo hago es tener un rutina CalcularCostoProm que me crea una tabla del  costo de cada articulo POR MES (ojo esto es importante)
con lo cual me queda algo asi

cod          |descripcion    |mes    |año   |costo
cod0001    |producto1       |ene      |2012  | $0.35
cod0001    |producto1       |feb       |2012  | $0.36
cod0001    |producto1       |mar      |2012  | $0.37
cod0001    |producto1       |abr       |2012  | $0.34

Cuando necesito generar un reporte es obligatorio que esta tabla este actualizada -ya que sera de aqui de donde tome los costo, sea para utilidades costo de lo vendido etc -; lo que quiere decir que si se hizo un cambio retroactivo(es decir que afecte meses ya calculados) debera ejecutarse la rutina nuevamente y modificar los costos de cada mes  y volver a generar todos los reportes.

Arnaldo Toledano

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Dec 17, 2012, 2:35:25 PM12/17/12
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Correcto Luis
Esas opciones solo tienen acceso el supervisor y las personas que este quiera.
Y como vos dec�s.
SI SE EQUIVOCARON, no hay problemas, lo solucionamos pero....
Clinc Caja .....



Arnaldo Toledano

El 17/12/2012 02:58 p.m., Luis Mata escribi�:
As� es, pero estas �Opciones� no deber�an de saberlo los usuarios finales porque sino te conviertes en bombero solucionando horrores de otros, en algunas empresas son mas radicales, se lo descuentan a los responsables de dicha gesti�n (La multa)
�
Sent: Monday, December 17, 2012 12:47 PM
Subject: Re: [vfp] Un aspecto a considerar en el dise�o en sistemas de inventario
�
Existe lo que se denomina PERIODO FISCAL.
La legislaci�n al respecto en pr�cticamente igual en todo el mundo, tenes periodos mensuales, para realizar las declaraciones
juradas de los impuestos a pagar o devengar y los periodos anuales, denominados BALANCE, donde tambi�n se hacen

declaraciones juradas para pagar impuestos, en este ultimo uno de los impuestos es el de GANANCIAS.

En tu caso, no solamente puede ser un error por "olvido", hay muchos motivos mas, la empresa proveedora por alg�n

motivo ajeno a la voluntad de tu empresa, puede enviar el comprobante fuera de termino, y si no tenes el comprobante
no podes "contabilizarlo" por mas que lo hayas pagado.

Con esto quiero aclarate que� NO SE PODR�A realizar ninguna alteraci�n de las declaraciones juradas YA PRESENTADAS
y que originaron IMPUESTOS.
Pero....
Siempre hay un pero... existen "LAS DECLARACIONES JURADAS RECTIFICATIVAS" que tambi�n se existen en casi todos los pa�ses
de occidente, (desconozco totalmente los dem�s).

Con estas declaraciones RECTIFICATIVAS podes alterar cualquier impuesto aunque este ya fue pagado.

Ante estos problemas yo resolv� la situaci�n de la siguiente manera.

El STOCK INICIAL lo realizo con una CARGA INICIAL, ya sea esta por INVENTARIO, en el caso que la empresa tenga mi sistema
despu�s de unos a�os de iniciada su actividad, o con las Facturas de Compras, en el caso de una empresa que comienza

a utilizar mi sistema en el instante de empezar a comercializar o funcionar.
Despu�s registro todos los ingresos y todos los egresos, por compras los primeros y por ventas los segundos, (teniendo en cuenta
las notas de cr�ditos en ambos casos).

Y tengo un procedimiento que RECONSTRUYE los saldos de Stock.
Por lo tanto, en en un caso igual al tuyo, se carga el comprobante con la fecha del MISMO y procedo a reconstruir los Stock.
Autom�ticamente se MODIFICA TODO, y como vos� comentas tambi�n se modifican "las ganancias o perdidas".
A partir de all� se realizaran las presentaciones de las RECTIFICATIVAS ya sean estas por ganancias o perdidas.

Espero haberte sido �til.


Arnaldo Toledano

El 17/12/2012 12:46 p.m., gonzal...@hotmail.com escribi�:
Estimados colegas:

Se presenta un posible problema (es muy raro pero es posible), en us sistema de inventario o cualquier tipo de sistema que tiene al tiempo como variable, en este caso, considerando que es un sistema de inventario: suponiendo que el sistema funciona bien y ya se trabajo sobre el, ya se obtubieron reportes de utilidades de costos de venta, ya se paso informacion a contabilidad, es decir todo sobre ruedas, sin embargo, aparece alguien que no registro una compra hace un tiempo (un "olvido"), de corregirse el problema tendria que cambiarse toda una secuencia de resultados, por ejemplo, el gerente que estaba contento con una utilidad y le dicen que ese reporte que le pasaron no es el real, en contabilidad deben corregir los datos registrados, es decir, un error de olvido puede causar una cadena de cambios.
las opiniones de los colegas serian muy valiosas, como planterian el sistema teniendo en cuenta un "error" de esa naturaleza?, si es necesaria hacer esa consideraci�n.

Saludos.�
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Arnaldo Toledano Tesys Inform�tica C�rdoba Argentina
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Arnaldo Toledano Tesys Inform�tica C�rdoba Argentina

Arnaldo Toledano

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Dec 17, 2012, 2:56:28 PM12/17/12
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BUEN DETALLE.

En nuestro país, se ha adoptado desde hace unos años tomar el COSTO DE LA ULTIMA COMPRA.
Es lo que sugieren los CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONÓMICAS.
El estado "quiso" corregir, pero no tuvo suerte.
Se ha tomado como norma de contabilidad.
No lo comente, porque no quería "hilar tan fino".
Pero realmente es un tema bastante complicado.
En mi caso tengo dos opciones para el caso.
1.- Tengo un campo con el COSTO y y otro con PRECIO de venta al momento de realizar la VENTA.
     Con ello logro una utilidad bruta, que solo es utilizada por el departamento de venta, para su análisis.

2.- Para la CONTABILIDAD tengo el COSTO DE VENTA.
    En esta caso el beneficiado es el Estado.
    Costo de Venta = Existencia Inicial + Compras - Existencia Final.
    Donde la valorización es a los precios la fecha INICIAL y fecha FINAL respectivamente.

Al realizar la valorización al ultimo costo, AUMENTA la GANANCIA, por ende también el impuesto.
En Argentina  el Estado así lo pide.

Ganancia = Ventas - Costo de Venta.
   

Arnaldo Toledano
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Carlos Miguel FARIAS

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Dec 17, 2012, 4:33:16 PM12/17/12
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La omisión de una operación debe ser corregida contablemente, o sea, el Contador de la Empresa debe indicar cual es el comprobante que se debe generar, como se debe corregir toda la registración. Y eso debe hacerse con procedimientos de registro disponible.
Si ventas con fecha posterior ya se contabilizaron, evidentemente, no se puede insertar un asiento contable con numeración no secuencial (es ilegal), si por dicha omisión se repartieron utilidades que no corresponde o se retuvieron utilidades que no corresponden, se puede acusar a la administración de mal versación de fondos, no te cuento los problemas con el ente recaudador.
Si te piden "cocinar" el problema, negate, te estas haciendo participe necesario de una posible estafa ante los socios y evasión ante la AFIP (o como se llame el que recauda). Hay procedimientos contables para corregir el error, con las consecuencias a quien corresponda por la omisión.
Todos los participes necesarios generalmente tienen pena de prisión, y por ley de Murphy, el pelotudo de tu abogado no va a saber como hacer para sacarte.
Saludos: Miguel, La Pampa (RA)
 

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Luis Mata

unread,
Dec 17, 2012, 4:39:28 PM12/17/12
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Es de temer....image lo que se aprende de este foro caramba..
 
Sent: Monday, December 17, 2012 4:33 PM
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Luis Salazar

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Dec 17, 2012, 10:06:36 PM12/17/12
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Hola, ya he tenido bastante problemas con ese tipo de Cosas... Hay Ing.  se me olvidoo
***
- Tu responsabilidad es que el sistema haga las transacciones de forma correcta y
   precisa.
- Hazle ver siempre al cliente que la carga de datos es su responsabilidad.
- Tu NO puedes asumir responsabilidades administrativas de la empresa ,
   lo tuyo son los sistemas.
- Si no se realizo la transaccion en la fecha indicada nada que ver con el sistema
  el administrador de la empresa debe asumir  ese "Olvidito" como su responsabilidad
- hazle ver que los sistemas :  No ven .. No piensan .. No supen .. No olvidan  ... son una herramienta
  de trabajo para procesar datos.
 
** Por Ultimo la forma de resolver ese "Olvidito" es hacer una Transaccion de AJUSTE
    en el inventario  y elaborar de forma manual el respectivo compronbante
    contable .
Y si te piden que lo resuelvas COBRAR por hora hombre el trabajo a realizar
asi de clarito..  
 
//  Espero esta humilde opinion te sea valiosa.
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