Archivierung von E-Mails
Maikel
ursprünglich wollte ich hier fragen, ob ein Unternehmen E-Mails
archivieren muß, auch wenn sie ausgedruckt wurden und die Ausdrucke
archiviert wurden. Diese Frage hat google mir aber schon eindeutig mit
Ja beantwortet (soweit es sich um Aufträge etc. handelt.)
Bei den Fundstellen in google war oft von Archivierungssystemen die
Rede. Bei kleinen Unternehmen, mit nur einem Rechner auf dem E-Mails
empfangen werden, sollte es doch auch reichen, wenn die E-Mails
einfach in einem Ordner des E-Mail-Programms abgelegt werden (und
regelmäßig ein Backup gemacht wird), oder? Wie macht Ihr das?
BTW: Was ist wohl mit den Bestellungen von der Web-Seite dieses
Unternehmens, die von einem entsprechenden Service als Fax
weitergeleitet werden, und niemals als E-Mail bei dem Unternehmen
ankommen?
Gruß
Michael
Klaus.Holger Trappe
Hallo,
Maikel schrieb:
> ursprünglich wollte ich hier fragen, ob ein Unternehmen E-Mails
> archivieren muß, auch wenn sie ausgedruckt wurden und die Ausdrucke
> archiviert wurden.
> Diese Frage hat google mir aber schon eindeutig mit
gogel beantwortet doch gar keine fragen!
> Ja beantwortet (soweit es sich um Aufträge etc. handelt.)
auch falsch, denn wenn e-mail ausgedruckt+archiviert ist, ist die
mail archiviert und muß nicht nochmal elektronisch gesichert
werden.
es sei denn aus anderen gründen
aber über die gründe schweigst du ja
ansonsten mal im gurgel-usenet-archiv nachlesen ;-)
--
Viele Gruesse Klaus-Holger Trappe
(E-Mail hierauf verbleibt unbeachtet)
Maikel
<nein_Klaus.Holger.Tra...@web.de> wrote:
>
> auch falsch, denn wenn e-mail ausgedruckt+archiviert ist, ist die
> mail archiviert und muß nicht nochmal elektronisch gesichert
> werden.
>
Z.B. Herr Steigauf auf
http://www.elektronische-steuerpruefung.de/loesung/steigauf_1.htm
ist da eindeutig anderer Meinung.
Und für mich auch nachvollziehbar. Denn es besteht ja keine Garantie,
daß eine E-Mail z.B. mit allen Anhängen ausgedruckt wurde.
> aber über die gründe schweigst du ja
Tja, immer das gleiche Problem: Wenn man viel schreibt, wird einem
ggf. Geschwafel vorgeworfen, wenn man versucht, nur das Wesentliche zu
schreiben, ggf. das Gegenteil.:-)
In der Firma meines Bruders bin ich darüber gestolpert, daß nahezu
jegliche E-Mail nach dem Ausdruck gleich gelöscht wird. Immerhin
landen sie erst im elektronischen Papierkorb, aber auch der wird
regelmäßig geleert.
Mal abgesehen davon, daß ich das unnötig finde (bei den heutigen
Plattenkapazitäten) habe ich mich gefragt, ob es so etwas wie eine
Aufbewahrungspflicht gibt, und fand meine Vermutung durch google
bestätigt.
Nun ist es wohl meine Aufgabe, meinem Bruder ein möglichst einfaches
Verfahren zur Archivierung schmackhaft zu machen.
Gruß
Michael
Lutz Schulze
> On 23 Jul., 13:51, "Klaus.Holger Trappe"
> <nein_Klaus.Holger.Tra...@web.de> wrote:
>>
>> auch falsch, denn wenn e-mail ausgedruckt+archiviert ist, ist die
>> mail archiviert und muß nicht nochmal elektronisch gesichert
>> werden.
>>
> Wie kommst du darauf?
>
> Z.B. Herr Steigauf auf
> http://www.elektronische-steuerpruefung.de/loesung/steigauf_1.htm
> ist da eindeutig anderer Meinung.
'Er ist IT-Kaufmann und seit über 15 Jahren auf dem Gebiet des Informations-
und Dokumenten Management tätig. Spezialgebiet: elektronische Archivierung.'
Möglicherweise sucht er auch Argumente für die von ihm angebotenen Produkte.
Lutz
--
Mit unseren Sensoren ist der Administrator informiert, bevor es Probleme im
Serverraum gibt: preiswerte Monitoring Hard- und Software-kostenloses Plugin
auch für Nagios - Nachricht per e-mail,SMS und SNMP: http://www.messpc.de
Neu: Ethernetbox jetzt auch im 19 Zoll Gehäuse mit 12 Ports für Sensoren
Ernst-Peter Nawothnig
> Z.B. Herr Steigauf auf
> http://www.elektronische-steuerpruefung.de/loesung/steigauf_1.htm
> ist da eindeutig anderer Meinung.
>
> Und für mich auch nachvollziehbar. Denn es besteht ja keine Garantie,
> daß eine E-Mail z.B. mit allen Anhängen ausgedruckt wurde.
Wenn du als einzelkämpfender Selbstständiger tatsächlich mal geprüft
wirst, wird der Prüfer längst dran gewöhnt sein, dass er bestenfalls
ausgedruckte Mails präsentiert kriegt. Der Prüfungszeitraum geht dann so
weit zurück, dass der kalte Kaffee von anno dunnemals weder wirklich
interessiert noch mit aktuellen Programmen darstellbar ist.
Das Fingerhakeln findet ganz woanders statt.
Ernst-Peter
Heinrich Butschal
> X-No-Archive:yes
>
>> Z.B. Herr Steigauf aufhttp://www.elektronische-steuerpruefung.de/loesung/steigauf_1.htm
>> ist da eindeutig anderer Meinung.
>
> Inhalte seiner Homepage. Anbieter-Informationen sind nicht neutral
> also wertlos.
> Solche Systeme kauft man als kleinerer Unternehmer sowieso nicht weil
> man das auch ohne Zusatzinvestition machen kann.
> Du wärmst das zum wiederholten Mal auf und jedesmal kommt von dir der
> Link zu Herrn Steigaufs Firma. Bist du Herr Steigauf?
>
>
>> Nun ist es wohl meine Aufgabe, meinem Bruder ein möglichst einfaches
>> Verfahren zur Archivierung schmackhaft zu machen.
>
> sind darüber ausführliche Artikel. Kosten: ein paar Cent pro Gigabyte.
>
>
> Walter
Und wenn schon dann z.B. mit imapsize, ist einfach, billig und die archive
sind mit fast jedem editor lesbar.
Mit freundlichem Gruß,
Heinrich Butschal
--
Schmuck Gutachter und Schmuckverkauf http://www.butschal.de
Schmuck nach Maß anfertigen http://www.meister-atelier.de
Firmengeschenke und Ehrennadeln http://www.goldschmiede-meister.com
Schmuckmanufaktur http://www.schmuckfabrik.de
Schmuck gut verkaufen und günstig kaufen http://www.schmuck-boerse.com
Matthias Hanft
>
> Das Fingerhakeln findet ganz woanders statt.
Wo denn?
Gruß Matthias.
Harald Hengel
> sind darüber ausführliche Artikel. Kosten: ein paar Cent pro
> Gigabyte.
Und halten leider nur 6 Monate.
Harald
--
Für eine korrekte Antwortadresse den Bindestrich entfernen.
http://www.godwars.de/gw/index.jsp?id=1868
Harald Hengel
> Z.B. Herr Steigauf auf
> http://www.elektronische-steuerpruefung.de/loesung/steigauf_1.htm
> ist da eindeutig anderer Meinung.
>
> Und für mich auch nachvollziehbar. Denn es besteht ja keine
> Garantie, daß eine E-Mail z.B. mit allen Anhängen ausgedruckt wurde.
Und welche Garantie besteht, dass die E-Mail echt ist oder dass keine
Anhänge gelöscht wurden?
Max Meyr
>
> Nun, Herr Steigauf verkauft Archvierungssoftware, das erklärt die
> Inhalte seiner Homepage. Anbieter-Informationen sind nicht neutral
> also wertlos.
Würd ich so nicht sagen. Wenn er als Hersteller einer
Archivierungssoftware sagen würde, dass sie nicht zwingend notwendig
aber sinnvoll ist, weiß ich ziemlich sicher, dass es keine Pflicht ist.
Wenn er behauptet das es Pflicht ist, dann kann es ja sein dass er dies
begründet. Ggfs. habe ich dann alle Informationen, die ich für meine
Entscheidungsfindung benötige.
Wenn er aber nur behauptet ohne (stichhaltig) zu begründen, dann hast du
recht.
Lutz Schulze
Das geht doch viel subtiler. Gerade wenn keine präzisen Informationen
verfügbar sind reicht das bei vielen, unterschwelliges Unbehagen und auch
ein gewisses Interesse zu erzeugen.
Den Rest macht dann der versierte Verkäufer.
Bodo Rzany
>
> Das geht doch viel subtiler. Gerade wenn keine präzisen Informationen
> verfügbar sind reicht das bei vielen, unterschwelliges Unbehagen und auch
> ein gewisses Interesse zu erzeugen.
Warum erinnert mich das jetzt gerade wieder an die GEZ? ;-(
Bodo
Jürgen Hölzl
>> Ja beantwortet (soweit es sich um Aufträge etc. handelt.)
>
> auch falsch, denn wenn e-mail ausgedruckt+archiviert ist, ist die
> mail archiviert und muß nicht nochmal elektronisch gesichert
> werden.
Das ist leider Quatsch! Ein Betriebsrelevantes Dokument (und da gehören
unter anderem auch e-Mails dazu.) das in elektronischer Form zugesendet
wurde, muss auch in elektronischer Form bis zu 10 Jahr aufgehoben
werden. Was nun betriebsrelevant ist und was nicht, sollte Dir jeder
Steuerberater sagen können. (Seufz, ich schrieb schon *sollte*. Denn
auch die wissen oftmals nicht zu 100% was nun Sache ist und was nicht)
Eine Rechnung als Anhang mit qualifizierter Signatur ist z.B. ein
betriebsrelevantes Dokument. Da hilft ausdrucken gar nichts. Ob´s der
Prüfer moniert steht auf einem gaaaanz anderen Blatt.
Eines ist klar, Deutschland ist sich *nicht* einig.
Jürgen
Max Meyr
Das weiß ich nicht, die GEZ macht das nicht unterschwellig und
wirkliches Interesse - naja ...
Harald Hengel
>> auch falsch, denn wenn e-mail ausgedruckt+archiviert ist, ist die
>> mail archiviert und muß nicht nochmal elektronisch gesichert
>> werden.
>
> Das ist leider Quatsch! Ein Betriebsrelevantes Dokument (und da
> gehören unter anderem auch e-Mails dazu.) das in elektronischer
> Form zugesendet wurde, muss auch in elektronischer Form bis zu 10
> Jahr aufgehoben werden.
Woraus geht das hervor?
Ich denke gerade an die leidigen Belege auf Thermopapier, hier ist das
Original unter Umständen bereits nach wenigen Wochen nicht mehr
lesbar, du musst zwingend mit einer Kopie arbeiten.
Ernst-Peter Nawothnig
Da wo es dem Finanzamt Geld bringt. Darum geht es, nicht um die
soportliche Übung alle Vorschriften perfekt erfüllt zu haben.
Ernst-Peter
Harald Hengel
>> Und halten leider nur 6 Monate.
>
> Dei Wissensstand ist anscheinend viele Jahre alt und daher
> verbreitest du Zahlen aus der Steinzeit.
Nein, absolut aktuell.
> Z.B. Modell Verbatim Archival Grade, Kosten ca. 2 EUR pro Stück.
> Empfohlenes Prüfintervall 18 Jahre, von unseren Wirtschaftsprüfern
> (technische Prüfung: TÜV Süd) für 10 Jahre gesetzliche
> Aufbewahrungspflicht akzeptiert und testiert.
Ich bin gespannt ob das eingehalten wird.
> Auch in den USA mit
> viel strengeren Gesetzen, z.B. fehlende Archivdaten als Straftat,
> zugelassen als Erfüllung dieser Gesetze.
Die c't hat gerade die von Kodak mit 100 Jahren Haltbarkeit beworbenen
Rohlinge getestet und ist leider auf andere Ergebnis als die der
Werbeaussage gekommen.
Wie sieht es eigentlich rechtlich aus, wenn die Daten bei der
Steuerprüfung einfach weg sind, weil sich der Rohling entgegen den
Werbeverspechen verabschiedet hat.
Die nächste ungeklärte Frage ist, dass die Haltbarkeit nicht ganz
unwesentlich auch von der Qualität des verwendeten Brenners abhängt.
Zu schwach geschriebene Daten dürften eine geringere haltbarkeit
haben.
Bodo Rzany
>
> Wie sieht es eigentlich rechtlich aus, wenn die Daten bei der
> Steuerprüfung einfach weg sind, weil sich der Rohling entgegen den
> Werbeverspechen verabschiedet hat.
Ich schätze, dann wird Deutschland geschlossen.
Bodo
Lutz Schulze
Vielleicht kann man es noch geordnet runterfahren (Prozess ist schon
gestartet)