Workflow

[Joaquim Lopes]

Estou a tentar montar um caso para o alfresco relacionado com a gestão
documental para um projecto de certificação

Não me consigo entender com o workflow do Alfresco :-(

Alguém pode enviar um exemplo simples de configuração edição ->
aprovação ?

antecipadamente agradecido

J Lopes

[rafael....@sapo.pt]

Joaquim Lopes,

Esse problema só poderá ser resolvido através de um BPMS externo.
A grande questão que se deve olhar de frente será o âmbito de
aplicação do ALFRESCO. Apenas um poderoso repositório (onde é mesmo um
bom produto) mas que terá de ser complementado com programação externa
através de API e no qual se inclui o workflow ou então o investimento
no domínio das idiosincrazias do produto.
Aqui fica uma humilde opinião que deixo à consideração de todos.

Rafael António


Citando Joaquim Lopes <joaquim.t...@gmail.com>:

[rafael....@sapo.pt]

Joaquim Lopes,

Esse problema só poderá ser resolvido através de um BPMS externo.
A grande questão que se deve olhar de frente será o âmbito de
aplicação do ALFRESCO. Apenas um poderoso repositório (onde é mesmo um
bom produto) mas que terá de ser complementado com programação externa
através de API e no qual se inclui o workflow ou então o investimento
no domínio das idiosincrazias do produto.
Aqui fica uma humilde opinião que deixo à consideração de todos.

Rafael António


Citando Joaquim Lopes <joaquim.t...@gmail.com>:

>

[Vitor Lourenço]

Caro Joaquim,

Qual é o problema concretamente.

O Alfresco é um produto bem simples de configurar, mesmo no que diz respeito aos Workflows.

Tenho feito algumas aplicações e na maior parte dos casos nem precisei de implementar o JBPM, que é na realidade o motor workflow do Alfresco, em versão mais simples.

Não entendi qual o problema identificado pelo Rafael.

Vitor

2009/6/28 <rafael....@sapo.pt>

[Sofia Neto]

Caro J Lopes,

Caso tenha interesse podemos dar-lhe acesso ao nosso alfresco de
testes, onde poderá ver um simples workflow de edição/aprovação
definido e a funcionar.

Para implementar simple workflow tem que usar as regras de alfresco.

Sofia Neto

[Fernando Fernandez]

Caro Joaquim,

Não sei se entendi bem o problema, mas parece-me que a forma mais
simples de trabalhar é a seguinte:
1. Há duas pessoas envolvidas: o autor e o revisor.
2. O autor regista o documento e inicia o workflow manualmente:
2.1. No documento: more actions / start advanced workflow
2.2 Escolher: Review & aprove + Next
2.3 Escolher Reviewer (da lista de utilizadores) + Next + Finish
3. Quando o utilizador escolhido (revisor) entrar no sistema, a sua
lista de tarefas irá incluir a revisão deste documento.

O workflow também pode ser iniciado automaticamente por uma regra do
espaço/pasta, em alternativa.

Espero que ajude.

Fernando Fernandez

[Eva]

Joaquim,

Complementando a resposta do Fernando, a hipótese de criar uma regra
de conteúdo é também viável, no entanto tem limitações que deverão ser
referidas:
- a aplicação de regras está orientada para um espaço (ou árvore de
espaços, já que podemos aplicar regras a sub-espaços), ou seja não
pode ser accionada a qualquer documento da gestão documental, em
qualquer momento, independentemente do espaço e respectivas
configurações (como será a alternativa do workflow avançado). Teremos
portanto de escolher um espaço para aplicar a mesma que afecte os
conteúdos que lá estão contidos.
- ao criarmos a regra definimos que queremos mover/copiar o ficheiro
para uma determinada localização no repositório, dependendo da acção.
Como exemplo simples, vamos imaginar uma estrutura em que temos um
espaço "propostas", com os sub-espaços "pendentes", "aceites" e
"rejeitados". Posso definir no espaço "pendentes" uma regra de
conteúdo, aplicável a todos os documentos nele contidos, de worflow
simples, que caso a acção "Aprovada" seja tomada ele move o ficheiro
para o espaço "aceites" e caso a acção seja "Rejeitada", ele move o
ficheiro para "rejeitados". Temos aqui portanto a limitação de terá de
existir uma movimentação do ficheiro no repositório para aplicar a
regra.
- a aplicação da regra não implica a criação de uma tarefa. Isto é, se
tivermos uma regra para aprovação de um documento, não será criada
nenhuma tarefa para aprovação ao destinatário. No entanto podemos
contornar este problema: pegando no exemplo anterior, podemos definir
uma regra de conteúdo no espaço "pendentes", para que cada vez que
"caia" lá um documento, seja enviado um e-mail de notificação para
determinado(s) utilizador(es) para poderem efectuar a aprovação.
- temos de ter mais cuidado com as permissões. Ao fazermos um workflow
avançado, apenas o utilizador-destinatário (Reviewer) poderá tomar uma
acção (de aprovar ou reencaminhar a tarefa para outro), não estando o
workflow aberto para mais ninguém. Com as regras, o workflow aplica-se
a todos que tiverem permissões no espaço. Temos portanto que definir
correctamente as permissões no espaço para não deixar que todos
aprovem documentos. O perfil contribuidor pode adicionar documentos,
por isso poderá aprovar caso a regra seja de cópia (o perfil terá de
estar atribuido na pasta de destino) enquanto que apenas os perfis
colaborador e coordenador podem apagar documentos (no caso em que a
regra seja para mover, este perfil terá de estar aplicado no espaço de
origem).

Como nem tudo é mau, temos a vantagem de podemos aplicar outras regras
de conteúdo em simultâneo que nos convenham. Por exemplo: Sempre há um
documento que é aprovado, quero que o departamento financeiro seja
notificado e que uma cópia do documento em PDF seja criada no espaço
de arquivo. Não poderia fazer isto de forma automatica e padronizada
com a opção de workflow avançado.

Não vejo de momento mais limitações. Se os pontos enunciados não
representarem problema para adicionar regras de conteúdo seguir os
seguintes passos:
1. Ir para o espaço onde queremos aplicar a regra, isto é o espaço que
vai conter todos os documentos que passarão por uma fase de aprovação;
2. Em "Mais Acções" escolher "Gerir Regras de Conteúdo"
3. Clicar em "Criar regra"
4. Seleccionar a condição pretendida (se aplicável a todos os itens ou
a itens específicos)
5. Clicar em "Seguinte" e escolher a acção "Workflow Simples", depois
"Definir valores e adicionar"
6. Clicar em "Seguinte" Completar o que é pedido: que nome quer dar
ao passo de aprovação (por exemplo, "Aprovada"), se quer mover ou
copiar e para onde. Mesmo para o passo de rejeição (que não é obrigado
a existir)
7. Confirmar as definições da regra e clicar em "Seguinte"
8. Definir tipo (se a regra se torna passível de aplicação na entrada
de um documento, saída, ou actualização) e nome da regra.

Espero que tenha ajudado :)

[rafael....@sapo.pt]

Caros membros da lista,

É interessante ver o esforço de todos para solucionar alguns pequenos
problemas de "workflow" . Mas será que isto é praticavel quando se
pretende implementar os vários processos de uma organização ?
Poderão os utilizadores definir de forma simples as suas próprias regras ?
Aqui deixo algumas reflexões pois a vontade de utilizar Alfresco impõe
algum juizo critico.~

Rafael António

Citando Eva <eva.v...@gmail.com>:

[Sofia Neto]

Cara Eva,muitos parabéns pela sua explicação - clara e objectiva.

Apenas um comentário a:

" - a aplicação de regras está orientada para um espaço (ou árvore de
espaços, já que podemos aplicar regras a sub-espaços), ou seja não
pode ser accionada a qualquer documento da gestão documental, em
qualquer momento, independentemente do espaço e respectivas
configurações (como será a alternativa do workflow avançado). Teremos
portanto de escolher um espaço para aplicar a mesma que afecte os
conteúdos que lá estão contidos. "

É possivel criar regras que se aplicam a todos os conteúdos.
Basta aplicar as regras no espaço company home, e criar condições. Por
exemplo, se quiser que todas as propostas sigam um workflow pode criar
uma regra no topo e criar uma condição por content type. Muito
simples ;-)

Quanto ao comentário do rafael antónio.O simple workflow é como diz o
nome simples... não servirá para complexos processos de negócio. Para
isso teremos que usar o advanced workflow ou em caso mais complexos a
integração com o sistema de BPM. Depende do que se quer fazer.

Quanto aos utilizadores definirem os próprios workflows, através do
simple workflow isso é possível e fácil. Quanto ao advanced workflow,
já não se poderá dizer o mesmo.

Contudo a reflexão que deixo para si, caro amigo Rafael, quem numa
organização deve definir workflows? todos os colaboradores ou uma
equipa constituida entre outros perfis, por gestor de informação capaz
de compreender como é que a informação deve fluir na empresa ? A quem
deve chegar e como deve chegar? O papel dos utilizadores finais é
fundamental, mas será que só precisamos de utilizadores finais para
garantir um processo de negócio capaz de satisfazer as necessidades de
informação de uma empresa?

Sofia Neto

On 30 Jun, 20:27, rafael.anto...@sapo.pt wrote:
> Caros membros da lista,
>
> É interessante ver o esforço de todos para solucionar alguns pequenos  
> problemas de "workflow" . Mas será que isto é praticavel quando se  
> pretende implementar os vários processos de uma organização ?
> Poderão os utilizadores definir de forma simples as suas próprias regras ?
> Aqui deixo algumas reflexões pois a vontade de utilizar Alfresco impõe  
> algum juizo critico.~
>
> Rafael António
>

> Citando Eva <eva.vasq...@gmail.com>:

[rafael....@sapo.pt]

Estou completamente de acordo com a Sofia mas quando falo de
utilizadores finais refiro-me aos analistas de negócio ou gestores de
informação que não devem ter competências de programação quando o
workflow é complexo e não disponibiliza ferramentas simples de desenho
de processo e geração de código.

Rafael António


Citando Sofia Neto <c.sofi...@gmail.com>: