在PMBOK第四版中對於溝通管理的架構有些許的改變-專案初始時期的” Identify Stakeholders”;在規劃階段的” Plan
Comunications”;在執行作業的” Distribute Information”與” Manage Stakeholder
Expectations”;在監控作業的” Report Performance”-在在說明一個重點:Their interests,
involvement and impact on project success.
在一般專案管理書籍,甚少談及”專案經理”與”業務”之間互動。因為兩者多屬不同部門、績效考核方式不一樣,因此之間多存在些許的誤會與衝突。
這裏先不討論公司的文化與制度的影響,僅先就專案的執行面來討論!
我相信每個參與專案的人都會聽到很多的抱怨。「業務怎麼老是接賠錢的案子,到底業務是我們公司的人還是客戶的人?專案經理什麼都不懂,老是規劃出無法達
成的milestone。」工程師說;「工程師永遠都無法溝通,每次討論都說問題一大堆,到底他在想什麼?專案經理無法掌控成本與時程,老是賠錢?」業
務說;「業務承接的金額根本無法完成合約要求;工程師素質太差,無法如期完成專案」專案經理說。
這些報怨的產生均出一個共同點,『眼界僅限於當前工作的思考。』之前我常常跟我合作的夥伴說一句話:「當我們作程式設計人員時,要有系統分析師的眼界;
作系統分析師時要有專案經理的眼界;作專案經理時要有公司管理的眼界。」意思就是要突破您的思考巢柩,從「本位出發,從上鳥瞰」。如果我們平心的先辨別
出”專案經理”與”業務”的基本出發點,就能體會彼此的無耐與心聲。
業務人員的工作其實並不輕鬆,如何要對方簽下契約,心甘情願的拿錢,作一個未來可能不能滿足實際要求的作業系統;專案經理也不容易,配合業務所拿到的價
錢與合約,專案範圍與時程根本很難達成!
業務人員首要的工作就是要專案能成立,那專案經理才有案子可以作;專案經理要設法達成預算與合約限期,但兩者的目標都是”收錢”。在這共同的目標下其實
是可以有效合作的!最重要的要訣在”袒誠”的溝通與配合!
在專案成立前,專案經理應就金額與範圍給予業務就客戶的要求,給出”沒問題”、”口袋名單”、”地雷區”的三大清單。在專案未開始前,客戶期望中大多只
要求”要有”,但要到什麼地步,其實還沒有具體的說明,因此如何拿捏合約的內容與字句!業務需要專案經理的全力協助與配合。
在專案初始與規劃階段,。專案經理要把合約金額、時程與特定重要利害關係人的期望,當成最大的風險要素來考量,針對某些減緩或避免策略,請業務協助或執
行。
在專案執行時專案經理在面對客戶的要求與挑戰時,業務可以扮演一個緩衝的調劑。業務需要適時、適當、適況的不期然出現在某些場合,轉移客戶的目光,達成
一定的共識。
在專案監控作業上,業務應本於業務的專業,去探測客戶的”容忍度”。
在專案結案時,那就更要請業務發揮長袖善舞的能力去斡旋。
在這景氣不佳的時期,為了讓自己能存活與發揮,業務與專案經理要更有效的配合,否則真得是沒有案子可以作了!
以上為個人看法
miller