Zen To Do(ZTD)最佳簡易生產力的方法
Ahwii
"這是關於習慣與執行力，而非系統或者工具"
到目前為止就你所能認知的，我是GTD的超級粉絲。曾經創造的方法中，它是最佳的生產力系統之一。但是，它並非完美無瑕，就是這個原因，我有新生產力的
系統給你：禪定(Zen To Done,ZTD）。
為何要"Zen To Done"呢？好吧!首先，此部落格稱為禪習慣（Zen Habits），還有"習慣執行" 對我來講聽起來並非很棒。有時我也
考慮"簡易執行"(Simple To Done)，但是縮寫似乎不是很好。第二，ZTD擷取新系統所需要的精隨：就是簡單化，注重執行，在此時此地，
而非放在計畫和系統上。
如果你在執行GTD有產生問題，ZTD可能適合你，就像和它一樣棒。它著重於為了GTD的需要來改變習慣，在更多的實務方法上，比較注重執行力，簡單
化，並且增添一個簡單的架構。閱讀底下內容能得到更多的資訊。
概觀
ZTD試圖說明許多人在執行GTD所產生的5種問題點。我應該注意GTD並非真了無瑕疵，真了不需要修改，但是各人有各人的不同狀況，ZTD是需要客製
化以至於更好地符合不同個性型態的方法
ZTD說明人們執行GTD所遇到的5種問題點：
1) GTD一系列的習慣改變方法:最主要的原因是為何人們會降低使用GTD系統-有一大堆習慣需要改變並且馬上嘗試全部功能。假如你閱讀足夠的"禪習
慣"，你會認知一次注重一種習慣是最好的方法，還能保證最大的成功機率。另外，GTD執行者(GTDers)不會實施習慣改變的方法(我在網站上談論過
這個現象)來改變他們的習慣。
解決：ZTD一次只注重一種習慣。你並不需要馬上就採用整個完整系統-會使你不知所措，如果你一次做太多，的確太過困難以至於無法注重習慣的改變。代替
方法是一次只注重一樣，階段性採取系統方法。使用習慣改變方法(30-day challenge、承諾、報償、motivation hacks等
等)就能成功地採用每一樣新習慣。
2) GTD不夠注重執行力。當他被稱為Getting Things Done，大部分時間是在我們所信賴的系統之下搞定，我們就經常結束執行。在這
本書裡，一旦實現此優良系統時，就會將更多的焦點放在擷取和處理的階段而不是實際上執行的階段。
解決:ZTD更注重在執行力-在簡易及無壓力的態度之下，如何實際完成你的任務。
3) GTD對許多人來講是太過鬆散。這是GTD出色的原因之一-它缺乏結構性，在短暫之間就可制定下一步的決策，但是也有可能讓許多人產生巨大的困擾
的原因。在他們的日子裡某些人需要更多的結構，GTD就有可能使人迷惘。不同人擁有不同的型態。
解決:ZTD提供一些習慣來滿足。一旦你簡單地計畫你的three MITs for the day 和 Big Rocks for the
week與例行性的習慣，你就會為你設定每日和每週的例行性計畫。這些習慣就像所有ZTD的習慣，是可選擇性。如果這些對你並沒有用，就不用採用他們。
但是對許多人來講，他們將完美地讚揚其他GTD成功的部份。
4) GTD試圖解決太多事情。最後使你壓力過大，GTD無法辨別生活中所有即將到來的雜事，又一次成為美好事物的一部份。但是問題是我們將每樣事情列
在我們的清單裡，最後將可能負載更多。我們設法執行清單裡的每樣任務。這並非執行GTD的真正問題，問題是我們如何完成他們。
解決:ZTD重視簡單化。盡可能移去盤子裡的雜物，這樣才能關注重要事件的執行，並且將他做的更好。
5) GTD不夠注重目標。GTD純粹是由下而上，跑道水準的系統，一旦談論更高階層的水準，涉入就不會太深。就結果論，GTD更注重執行任何到你身邊
的事情，而不是執行你應該做的-就是重要的雜事。
解決:ZTD，就如上面所提，要求你去證實這星期和這天你想要做的重要事件。在ZTD的另外習慣是每星期檢視你的目標，成為整年持續注重他們的方
法。GTD也包含這些元素，但是ZTD將它擴展。
再一次申明，GTD是很出色的系統，並且非常有效。但是ZTD提出一些問題點使人們必須實施它，並且在真實的生活中採用。
ZTD的十種習慣
假如可能的話，這裡的每一種習慣同時只能被學習及實作一次，或最多只能2-3次即可。30天內注重你的習慣的改變，然後移往下一步。下面清單的順序只是
建議而已-採取任何對你最有效的順序，而且並不需要採取全部10種習慣。試看看並找到對你的工作型態最有效的方法。習慣1-8是最重要的要素，但是我建
議習慣9-10也要嚴重的考慮。未來我將補充這10個習慣的內容。
1.蒐集習慣:隨時隨地擷取ubiquitous capture，攜帶一個小型筆記本(或任何對你有用的擷取工具)並且寫下任何任務，想法，專案，或
者任何閃入你的腦袋的其他資訊。然後從你的頭腦拉出來並寫在紙上，因此你就不會忘了它。這一段跟GTD是一樣的。但是ZTD要求你去採取一種非常簡易，
可攜性，容易使用的工具來擷取-一本小型筆記本或者小型可摺疊索引卡片就是最好的工具(但是這不是明定)，簡單化是因為他們比PDA或筆電更容易使用和
攜帶。越簡單的工具就越好，當你回到家裡或辦公室，清空筆記並移到代辦事項清單(簡易代辦事項清單將會有用-場合清單會在比較後面的習慣說明)。更多資
訊。Read more.
2.處理習慣:在收件匣的事情需要更快下決策而非拖延。堆積雜事將耽擱決策的制定。Process your inboxes (email、實體、語
音、筆記)至少一天一次，如果需要頻率增加。一旦進入處理，從上而下執行，每一項目制定一個決策，就如GTD一樣:執行它(如果花費2分鐘或更少)，丟
掉它，指派它，將它歸檔，或者謄入代辦事項清單或者行事曆稍後再做。檢視Getting Your Email to Empty與Keeping
Your Desk Clear會取得更多的資訊。
3.計畫習慣:設定每週，每天的MITs。每週列出你想要完成的Big Rocks，優先計畫這些。每天新增1-3 MITs清單(原則上是今天的大任
務)並且確定可以完成他們。Do your MITs early in the day 到 get them out of the way並且確
定他們都會被執行完畢。
4.執行(注重)習慣: do one task at a time, without distractions.。這是ZTD最重要的習慣之一。
你必須只能選擇一項任務(最好是MITs的一項)並且注重它以及排除其他所有。首先消除所有分散的事務。關掉email、手機，如果可以的話網路也要
(或者關掉不必要的視窗)，堆放在桌面(如果你了解習慣2，這應該是相當容易)。然後，如果喜歡的話，設定時間，或者盡可能拉長時間之下注重你的任務。
不要分心，假如中斷任務，寫下任何需求或將來的任務/資訊到你的筆記本上，然後才能回到你的任務。不要設法一次處理多項任務。檢視How NOT
to Multi-Task可取得更多資訊。
5.簡易信任系統習慣:維持簡易清單，每日檢視。基本上跟GTD是一樣的-擁有場合清單，例如@工作、@電話、@家裡，@差事，@等待等等。ZTD建議
你盡可能維持清單簡單化。不要增加更複雜的系統，不要持續嘗試新工具，將會浪費時間，或者可能的話使用簡單的清單程式。你並不需要計畫手冊或者PDA或
者Outlook或者複雜的標籤系統。只要一種清單可用在每一個場合和專案上並且提供你每日或每週檢視即可。可聯接行動到專案和場合也是不錯的。保持簡
易，注重你目前必須執行的任務，而不要只是玩弄你的系統或者工具而已。
6.處理習慣: 任何事情在一個地方處理。所有未來的雜事放入收件匣裡，在那裡將會有你的場合清單和行動資料夾，或者檔案儲存系統，假如要指派的話，將
存放在寄件匣裡，或者丟進垃圾桶裡。立刻將事情放入它們所應該歸屬的地方，代替堆放起來稍後整理，這將會使你的桌面保持乾淨以致於你能專心注重你的工
作，不要拖延-將事情推的遠遠的。
7.檢視習慣:每週檢視你的系統及目標。GTD's weekly review是非常棒的，ZTD幾乎是完全包含在內，但是將更多的焦點放在每週的目
標上，在GTD已經有了，可是並沒有強調此重點。在每週檢視期間，你應該重溫每個年度目標，查看最後一週你所做的進度是什麼，並且決定在下週你將要採取
什麼步驟使他們更向前一步。一個月一次，挪出一點時間來看看月份及年度目標檢視，並且每年你應該執行年度目標和生活目標的年度檢視。
8.簡易習慣:減少成為必要的目標及任務。GTD的問題點之一是試圖應付所有未來的任務。但是這能讓我們超載，將不需要移除並注重在重要的任務上
(MITs)。所以替代的是，ZTD要求你去檢視你的任務還有專案清單，看看是否能簡化他們，Remove everything but the
essential projects and tasks，你應該將焦點放在他們身上。簡化你的承諾，還有未來的資訊流。確認你的專案和任務能排列在
你的年度和生活目標。在每日的基礎上(短暫地，小規模)，週期檢視上，還有月份檢視上執行任務。
9.例行習慣:設定並保持例行工作。GTD是非常鬆散，它可以是優點也可以是缺點。缺點是因為有些人需要更好結構。嘗試新增例行性的習慣，看看是否對你
會比較好。一個morning routine(例如)可能包含檢查你今天的行事曆，瀏覽場合清單，設定MITs，行使、處理email和收件匣，執行
今天第一個的MITs。An evening routine包含再一次處裡email和收件匣，檢視今日狀況，寫下日誌，準備明天的事情。每週例行事
項可能包含出差日、洗衣日、財務日、每週回顧、家庭日等等。隨你的方便為主-設定你的專屬例行事項，使他們更有用。
10.找到你的位置的習慣: seek work for which you're passionate.搜尋你工作的熱情。這將是你最後的習慣，
但是同時也是最重要的。GTD管理生活上的任務是非常好的工具，不要拖延他們。但是如果你對你的工作充滿熱情，就不要拖延-你將會喜愛這個工作，並且想
要做更多的事情。在此塑造這個習慣正是要持續搜尋讓你保持熱情的引線，還有看看是否當你找到他們之後就會使你的生涯超脫原來。Make your
life's work something you're passionate about，不要擔心你所做的事情，你的任務清單就像是獎賞的清
單。
twhsi
看得出您對時間管理的用心及實踐
由於正在台北渡假
沒法子印出來好好細看
回員林在好好拜讀這篇譯文
可以請教一下何謂MITs嗎?
謝謝
Ahwii
每天選擇重要的任務執行完成
可參考這裡
http://zenhabits.net/2007/04/ztd-habit-3-plan/
上面文章的英文部份都可連結
只是在這裡無法表現出來
藍月喵
看了感覺又收穫了很多
剛好這一陣子正式我初次研讀GTP書本內容的時候
你很多分享讓我注意到了很多要小心的地方
不過twhsi怎麼沒回壓
我本來想等你先回才提出我的疑問的XDD
雖然我還沒開始正式使用GTP
不過關於PDA那邊我覺得和我原來想的有些不同
雖然說紙本的取得和攜帶的便利性的確都超過PDA
不過卻少了可以和行事曆互相結合，把該做的事情都交給信任的系統去處理的好處
而且等於回到電腦桌錢又要多花一筆時間來把東西整理進電腦
此外記得東西也比較容易丟失
感覺似乎有點不便
不知道大家怎麼看
這星期五應該會購入一台Palm TX八
到時候一些問題還指望各位先輩指教
另外有個私人的小問題想請問twhsi
最近我開始看富爸爸與窮爸爸這本書
意外也發現twhsi你也有讀
不知道你是否有知道類似這裡的好論壇可以讓大家互相討論
On 8月5日, 上午12時36分, Ahwii <Ander1...@gmail.com> wrote:
> MITs 是Most Important Tasks
> 每天選擇重要的任務執行完成
> 可參考這裡http://zenhabits.net/2007/04/ztd-habit-3-plan/
> 上面文章的英文部份都可連結
> 只是在這裡無法表現出來
>
> On 8月4日, 下午9時58分, twhsi <joechang1...@gmail.com> wrote:
>
>
>
> > 感謝Ahwii
> > 看得出您對時間管理的用心及實踐
> > 由於正在台北渡假
> > 沒法子印出來好好細看
> > 回員林在好好拜讀這篇譯文
>
> > 可以請教一下何謂MITs嗎?
> > 謝謝- 隱藏被引用文字 -
>
> - 顯示被引用文字 -
twhsi
這個月我要舉辦多場研習，
最近很努力的在設計教案，希望能對參加的人有幫助
所以比較忙，
ZTD已經印下來讀了兩遍了，但是我相信ZTD絕不是表面上的文字，
裡面有其作者的深刻思考，所以在沒有具體的心得前，也不敢隨便發表意見
真的對不起ahwii，但是我還會花時間研讀的，我對ZTD也很感興趣，作者也是很用心的時間管理高手
PDA有其優點，也有其侷限，前兩天看一本好書"網路巨變元年"
裡面提到對工具的一些見解（P 158），覺得很棒
( 1 ) 工具越簡單越好
（2）對於工具不要太過期待，而是要了解其特徵，讓自己去配合工具，互相彌補彼此的缺點。
（3）適合自己，能長久使用的工具，才是最重要的
也和大家分享
富爸爸與窮爸爸這一系列書很棒，
有兩個社群是我最常去的
一個是台中 湧泉創投俱樂部，我們討論區內的老k，也是裡面的成員
一個是高雄 富爸爸 創業模擬商學苑，論壇中也有不少成員來自於此
正巧我的網路有點狀況，就請您自己搜索一下
或者請兩個社群的人自我介紹一下吧 :>
077...@cpc.com.tw
( 1 ) 工具越簡單越好
（2）對於工具不要太過期待，而是要了解其特徵，讓自己去配合工具，互相彌補彼此
的缺點。
（3）適合自己，能長久使用的工具，才是最重要的
記本.....
主要是不習慣隨身攜帶它，以致忘記充電，忘記與電腦sync，結果辛苦建立的
database一夕間因為pda停電太久reset為零.....
使用任何一種工具，你都要考慮化為烏有的風險，所以不要太倚賴它......呵呵呵
要使用pda最好有一台自己專用的私人電腦，這是我的領悟......
我想這一切都是過程，晨間日記也好，BLOG也好......GTD....ZTD....都是讓我們生
活的每一天充實而快樂.....不要因旁騖而忘記了我們的人生目標......
我很喜歡ZTD的概念，簡化.......簡化......再簡化
這是我個人的淺見
Jennifer
twhsi
好久不見，真高興見到您
最近和喜洋洋的一些年輕的會友碰面
也有很好的互動
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12852884
toastmaster真是一個好團體
to all
英文文法的學習有一個概念叫做natural order
指的是人們學習英文文法時，有一個基本的次序
先學be動詞，接著學be動詞的否定，再來學be 動詞的疑問具，接著學單數及複數名詞，一步一步循序漸進的學習
ZTD的作者也體會到這個要點，一般人學習GTD實有一個難處，就是同時要改變的習慣太多了
不知道從何著手？於是越來越挫折，結果就放棄了
於是，他找出了10個學習GTD(ZTD?)十個習慣，一個學完在換成另外一個
最多只能一次作2-3個習慣，包括蒐集、加工處理、計畫、執行等
我尤其喜歡他把行動(文章翻譯作要執行的任務)列為優先的概念
--注重你目前必須執行的任務
證實ztd的作者是一個長期時間管理方法的高手
最近也有個體會
有教練，一次可以改變多個習慣
獨自學習，一次改變一個習慣
我學習蘋果電腦，有apppleseed及一些蘋果硬軟體高手協助，
有任何問題，或打電話，或email甚至當面討論，一下子就可以解決問題
雖然我學習mac系統，雖然短暫，但是日常處理事情立刻可以上手
這就是，有教練，一次可以改變多個習慣
學習可以用比較陡峭的學習曲線前進，遇到困難時，請教練協助
但是我學習GTD的過程就截然不同，由於這是一個發展中的知識
整個學習過程像是摸著石頭過河，
所以就合乎第二種狀況，獨自學習，一次改變一個習慣
如果，您學習GTD，身邊有很多GTD高手，您可以採用第一種方式
如果您身邊只有自己，書本及網路，那還是尋著ZTD的十種習慣
就像是十層入門階梯，一階一階拾階而上吧
Ahwii
GTD確實是個好方法，我本身為了要研究效率問題開始注意這個系統，我看了中文版兩遍，也稍微看了一下英文版。我在網路上找到許多免費工具(大部分都是
英文版,有些我有翻譯)來配合GTD，例如:MonkeyGTD,Jello.Dashboard,GTDInbox,這三個我都有寫中文說明書，如果
各位朋友需要的話，我可以提供。但是GTD系統與這些軟體的配合有點不方便，就是無法完全配合GTD，總是有些是遺漏。例如:MonkeyGTD沒辦法
配合email而且攜帶不便，攜帶問題這些軟體都無法解決。至於PDA我沒用過，也不知道使用上是否方便。
無意中看到ZTD卻驚為天人，新手最好是看看ZTD的說法，對降低挫折感會有很大的幫助。尤其是習慣部份，通常要改變習慣是很困難的一件事，一步一步的
改善卻是值得注意。所以GTD配合ZTD應該是很好的選項。
我在基隆的社區大學教授個人知識管理，也將GTD觀念納入課程裡，http://www.kcu.org.tw/new/072073course/
073/3.htm。希望能將這麼好的系統介紹給其他學員。
ZTD也是不錯的方法，如果以後有空的話，我將會繼續翻譯下去。
twhsi
我也到您的部落格留言，不過沒有成功
但是針對您的文章，我也寫了一篇部落格文章介紹
推薦好文章 Zen To Do(ZTD)最佳簡易生產力的方法--Ahwii翻譯 時間管理健身房 62/100
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12895689
之前和天下雜誌的伯爵茶在台北聚會，他也談到類似ZTD的概念
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12467443
他認為GTD的概念可以用基本的組件，組合出千變萬化的形狀
以下是他的IDEA
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關鍵字是IP（Intellectual Properties，原指智慧財產，
在半導體及SOC（系統單晶片）這個領域可稱為「矽智財」），
另一關鍵字是樂高積木。
在我想像中，您的時間管理心得，
可化為一個個IP，
隨著聽課者的不同，
可如樂高積木般（或變形金剛）「隨『需』應變」，
以符合實際上的需求。
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而ZTD的10個習慣，正可以成為一片片的IP，搭配個人的需求，解決其時間管理的問題
MonkeyGTD是我曾經用過且相當喜歡的軟體，他和我之前介紹過的igtd一樣（MAC OS上面程式），
將行動同時分配到場合及任務兩個象限，但是實用上，效率不佳，且無法作為隨身的工具，實在可惜
PDA作為收集工具，是很理想的，尤其是結合手機的手寫軟體，可以讓我們隨時收集，
我自己連睡覺都把TREO 650放在枕頭邊，有事情立刻記下來，也不會睡不好
看到您在基隆的社區大學教課，覺得很有親切感，我也有一陣子思考過要在員林社區大學開課
但是我講的主題專注於時間管理，怕對一般人沒有吸引力，因此並沒有去執行，還是以研討會的形式為主
很希望您有空閒時，可以多翻譯ZTD的文章
作者他是一個很有思考深度的人
我們繼續加油
相關連結
iGTD時間管理軟體介紹 59/100時間管理健身房
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12624685
使用PDA作為收集工具的文章
http://b5.blog.xuite.net/m2m-0000/blog.xuite.net/twhsi/Blog/8715158
Ahwii
盡然都是女學員，難道男生都不重視這項技能嗎?確實難以相信。
但是我鼓勵您!或許很多人想要上這種課程也說不一定。
可以嘗試在員林社區大學開開看。
可能是我第一次開這種課程所以學員比較少。
但是，我上過第一次之後，他們都認為這是非常棒的課程
(是不是恭維，我無法猜測)，他們想要拉更多人來上課，
剛開始慢慢地!擴散出去，讓好系統給更多人了解與運用。
我沒有開過研討會，所以也不知到狀況如何，
如果下次您來北部，或許我可以學習您的知識
我也可以略盡綿薄之力。